Тайната страна на срещите

Мениджъри на всякакво ниво често обясняват, че много от служебните срещи са губене на време. Това е стара история, повтаряща се отново и отново: „Нямаме дневен ред.” „Не управляваме добре времето си.” „Нямаме точните хора, които да взимат решения.” Има огромен списък с неща, влошаващи обстановката, известни на почти всеки работил в голяма организация.

Разбира се, най-лошото на този порочен кръг от повтарящи се, зле организирани срещи е, че всеки знае, че това пречи на развитието - и всеки знае какво е необходимо, за да се направят правилно нещата. „Тайните съвети” на ефективните управленски срещи не са толкова тайни. Почти всеки мениджър е бил изложен на тях в един или друг момент - в стандартните програми за обучение, на плакати, дори портфейлни карти и дрънкулки. Но въпреки всички тези инвестиции, срещите все още са проблем, принуждавайки компаниите да периодично да провеждат кампании, за да ги направят по-продуктивни.

Защо е толкова трудно на организациите да развият и поддържат по-ефективни заседателни модели?

Отговорът се крие във факта, че срещите не са просто логически бизнес механизми, но също така са социални системи, вградени в културната и емоционална реалност на една организация. Това означава, че който и да води срещата също трябва да вземе предвид редица не-рационални динамики, които не са включени в стандартните наръчници за провеждане на срещи. Ето три, за които може да не сте се замисляли:

Първо, когато хората се появят на срещата, те идват с различни нагласи. Независимо колко е ясна целта на срещата, някои участници ще я приемат като много важна, други просто ще отметнат поредната в календара си; някои ще са отделили време да се подготвят, други просто ще гледат как да стигнат навреме; някои ще се чувстват силни по темата, други ще се съгласят с всичко, което останалите искат да направят. Така че, за да извлече максимума от срещата, лидерът трябва да разбере с каква нагласа идват участниците.

Второ, хората имат различни (често несъзнателни) лични задачи, които могат да повлияят на характера на срещата. В някои компании, за пример, да бъдете част от срещата се приема като символ за положение, в който някои хора продължават да участват в даден проект, дори когато те могат да имат малък принос. Срещите също могат да служат като така необходимите социални събирания, особено в компании, където има много персонал или чести пътувания. Има и моменти, когато участниците използват срещите за трупане на политически облаги. Срещи може да служи и Има и моменти, когато участниците използва срещи, за да трупат политически ползи. Да работите върху тези мотивации е друго предизвикателство, пре което са изправени лидерите на срещите.

Трето, по време на срещите, хората реагират различно когато водят и биват водени. Някои участници се чувстват добре някой друг да изпълнява водещата роля, докато други ще саботират водещия или ще станат пасивно агресивни. Просто, някои мениджъри естествено поемат отговорност, докато други се колебаят да упражнят влияние или власт. Когато вие водите среща, бъдете наясно с нивото си на комфорт и лидерските си умения, уважавайки желанието на другите да бъдат водени.

Взети заедно, тези несъзнателни и не-рационално аспекти на водене на срещите може да подкопае ефективността на срещитите дори когато следвате стандартните предписания. Но разбирането им - и вземането им под внимание - може да ви даде по-голям в действителност да успеете да свършите нещо.

Автор: Рон Ашкенас, управляващ партньор в Schaffer Consulting, в момента е на временна мениджърска позиция в Haas School of Business в Бъркли.