Най-важното умение в управлението на успешен проект

Попитайте, който искате опитен мeниджър в управлението на проекти, коя е най-важната част, за да върви гладко един проект и той със сигурност ще ви каже - комуникацията! Трябва да се поддържа стриктно план на проекта, контакт лист на екипа по проекта, организационна структура и установяване на ред за провеждане на регулярни срещи за проследяване на статуса по проекта. Всичко това ще помогне за полагането на солидни основи за комуникация между различните участници в проекта.

План 

Това е график, който ще помогне на екипа по проекта да проследява по-добре отделните дейности. За да избегнете потенциални проблеми и несъгласия с тайминга на проекта е добре той да се подложи на обсъждане между всички страни, преди да бъде публикуван. После поставете плана на централно място, където всички могат да го виждат. Когато е необходимо, разпечатвайте копия и ги раздавайте на отделните участници. Може да изпращате и ежедневни напомняния на какъв етап от проекта се намирате, за да сте сигурни, че всички следят отблизо отделните дейности и своите конкретни ангажименти.

Контакт лист на екипа по проекта

Контакт листът е много семпъл документ, но е от изключително значение за комуникацията по проекта. Това е списък на всички хора, които участват в общата задача. Този списък трябва да включва следната информация: имената, длъжностите на участниците, email адреси, телефони, и евентуално някаква допълнителна информация, ако е необходима. Този контакт лист трябва да се предостави на всички участници в проекта. Всъщност, това звучи много простичко и сякаш се подразбира, че винаги се прави, но на практика има много проекти, в които никой не си прави труда да подготви тази информация. Това затруднява процеса на комуникация, особено при по-мащабни проекти, понякога има и объркване по отношение на отделните позиции и отговорности на различните участници.

Организационна структура

Също като контактния лист и организационната структура на проекта е семпъл, но същевременно много ефективен инструмент в комуникационната стратегия. Когато участниците в проекта са повече от петима, е много важно ясно да е описано кой за какво отговаря и до каква степен са въвлечени отделните страни. Уверете се, че точно са разписани и въпросите, които минават през одобрение от определни ръководители по проекта. И макар да звучи близко до ума – все пак внимавайте, когато описвате хората с техните позиции и отговорности, да не понижите или повишите някого неволно.

Статус, статус и пак статус

Статус срещите са изключително важни и от ключово значение. Но внимавайте, тук има и подводни камъни. Наистина, статус срещите трябва да се провеждат през целия период на проекта, но те трябва да са много оперативни – да се запълва оптимално времето, да не се впускате в разглеждане на безкрайни детайли, които или не касаят пряко всички участници, или са добре известни на всички присъстващи на срещата. Може да провеждате дневни, седмични или месечни срещи по проекта, които покриват различни теми.

• Дневните срещи трябва да засягат въпроси, които следва да се решат в рамките на 1-2 дни и не бива да траят повече от 15 минути.
• Седмичните срещи може да са по-дълги – около 30 минути и трябва да се разглеждат предстоящи дейности в идните 2-3 седмици.
• Месечните срещи може да продължат 1 час или повече и трябва да покриват пълна актуализация по всички дейности по проекта и преглед на какво предстои следващия месец.

Добрите основи

Положите ли добрите основи, използвайки всички посочени по-горе документи и похвати, може да се замислите какво може да подобрите, как може да надградите тези основи за добра комуникация. Бихте могли да помислите за внедряване на програма MS Project Manager, матрицата RACI, или да използвате общо пространство за съхранение на файлове.

По материали на OpenForum