Три съвета за по-добри онлайн срещи

Най-често срещаните оплаквания от онлайн срещите е, че те са огромна загуба на време. Хората си играят с телефоните или обръщат внимание на нещо друго. Ако първата ви мисъл, когато сте поканени на webmeeting или виртуална конференция е "добре, поне ще си проверя имейла", може да има проблеми с начина, по който нещата в екипа ви вървят. Тези срещи не би трябвало да "смучат" живот, кислород, и воля за живот от вас. Често, обаче това е техният основен ефект.

Нашата мисия е да ви дадем практически съвети как да направите управлението на вашите отдалечени екипи по-лесно с три прости начина.

Уверете се, че всеки от тях знае защо е там и какво се очаква от него, преди да се появи на срещата. Дали чрез WebEx или в конферентната зала с чаша кафе и леки закуски, добрата среща има за цел да постигне резултат навреме и да завърши навреме. Най-добрият начин това да се случи е да има ясна програма, която позволява на хората да останат фокусирани върху резултата, готови да участват и с желание да помогнат на екипа да постигне своите цели.

Отварянето на мейла, за да видите какво ще включва срещата точно преди влизането в среща е неприемливо.

Въведете в календара си срещата достатъчно рано, за да се подготвите за дневния ред. Правилното разпределение на времето в този тип срещи означава уважение към другите. Да не говорим, че ако става въпрос за международна среща съществува часова разлика и пропиляването на излишни часове не е приятно.

Започнете с най-критичните елементи.

Много лидери на такива срещи искат да получат всички детайли, за да могат хората да се съсредоточат върху това, което е наистина критично. Проблемът е, че това изтощава психически участниците. Затова започнете с важните елементи. Тези неща, които изискват внимателно обмисляне и сътрудничество трябва да се направят, докато хората са свежи и не са притеснени за срещата, която приключва в срок, така че да могат да проведат спокойно следващия си телефонен разговор.

Не на последно място – проверете технологиите.

Една техническа неизправност може да причини повече главоболия, отколкото недоглеждане в програмата. Както добре знаем обаче на техниката не може да се разчита. Затова се подсигурете предварително с втори вариант, ако връзката се разпадне.

Уейн Търмел за Management Issues