Една трета от работните срещи са излишни. Можете ли да се отървете от тях?

За никой не е новина, че начина, по който провеждаме срещите на работното място, има много проблеми. Всички знаем това от дълго време, като множество експерти са отделили не малко време и енергия на темата. И въпреки нарастващата купчина от материали, посветени на срещите в офиса, проблемите остават. Нещо повече, според някои прочувания проблемите се влошават.

Като заемни срещите на живо и неофициалните разговори с планирани онлайн събирания, пандемията всъщност увеличи общото време, което повечето професионалисти прекарват на срещи. Колко от тези около 20 часа на седмица за срещу (в зависимост от това на кое изследване вярвате) всъщност биват използвани по продуктивен начин?

Ново проучване в САЩ на автоматизираната услуга за транскрипция Otter.ai и психологът Стивън Рогелбърг от Университета на Северна Каролина стигнаха до едно не особено позитивно заключение. Анкетирайки повече от 600 служители в широк спектър от индустрии, те установиха, че работниците смятат, че една трета от срещите са напълно ненужни. Да губите една трета от работния си ден в слушане на безкрайни тиради по незначителни теми е супер разочароващо за служителите.

Тези резултати се припокриват със заключенията в много други прочувания, включително предишни изследвания на Рогелбърг. Макар и да им леки разминавания в конкретните цифри, всички са съгласни, че абсурдно много време се губи в безсмислени срещи.

Тук на помощ идва Илон Мъск

Ако мениджърите от дълго време получават предупреждения за този проблем, защо не го решават? Според изследванията на Otter отговорът основно се свеждат до фирмената култура. „Повечето служители посочват „организационните норми“ и липсата на разговор относно това кога срещите могат да бъдат прескочени като основна причина, поради която изпитват необходимост да присъстват на същите, дори ако смятат присъствието си за ненужно“, съобщава компанията. По принцип служителите се притесняват, че ще си създадат лоша репутация или ще обидят другите, ако кажат „не“ на безсмислена среща.

Ето защо мениджърите, които наистина искат да предприемат смислени действия за разрешаването на този проблем, може да вземат пример от шефа на Tesla Илон Мъск и да адресират директно работните норми и начина, по който бива дефинирана учтивостта на работното място.

„Станете и напуснете дадена среща или отхвърлете обаждане щом стане очевидно, че вие не добавяте стойност. Не е грубо да станете и да си излезете. Грубо е да карате някой друг да стои и да си губи времето“ каза Мъск на служителите на Tesla преди известно време. Като задава тона от управленската си позиция, Мъск прави социално приемливо да откажеш учтиво среща, вместо да си губиш времето с нещо, което не ти е полезно.

Друго възможно решение

Въпреки че е трудно да се дадат аргументи срещу директния подход на Мъск за справяне с безсмислените срещи, има друго подход, подкрепен от изследвания, който също може да опитате. Неотдавнашно проучване на екип от преподаватели в бизнес училища установи, че забраната на срещи четири дни в седмицата повишава продуктивността на работното място с цели 74%. Ако четири дни в седмицата са твърде радикални за вас, помислете дали да не ги забраните за поне два дни. Това е достатъчно за ръст на продуктивността със 71%.

Урокът тук е, че има ефективни решения за справяне с безсмислените срещи. Те просто не включват четене на безкрайни статии и проучвания за това и бездействие. Ако положите усилия, за да промените културните норми около срещите във вашата организация, и предоставите прости насоки, за да помогнете на екипа си да ги държи под контрол, ще спестите на себе си и на важите служители огромно количество време и енергия.

..............

Джесика Стилман за Inc.com

Превод и редакция: Георги Георгиев