Преди да натиснете бутона „Изпрати“

Винаги съм била голям фен на имейла. Харесвам го, защото осигурява сигурна електронна хартиена следа, която лесно може да се търси и намери, дори години след изпращането на имейла.

Да, списъкът с ползи от употребата на имейлите може да е дълъг няколко страници. Но, истината е, че това не е перфектната форма на комуникация и понякога може да причини повече вреда, отколкото полза.

Вероятно всички сме срещали пасивно-агресивен имейл от мениджър, който ни е накарал да се усъмним в себе си дали си вършим добре работата. Може би е бил такъв, че дори ни е накарал да пролеем сълза или дори да започнем да обмисляме напускане.

Така че, изключително важно е мениджърите, особено в днешния непрекъснато променящ се пейзаж на работното място, да са внимателни, преди да натиснат бутона "Изпрати". Ето пет вида имейли, които мениджърите никога не трябва да изпращат на служителите си.

ИМЕЙЛИТЕ „ВИЕ СТЕ УВОЛНЕНИ“

Масови уволнения по имейл станаха честа практика през 2023 г., особено в големи и знакови компании като Google, Twitter, Meta, Shopify. Независимо от обосновката, никога не е добра идея да уволнявате/съкращавате когото и да е с имейл.

Защо е проблем: Не само е признак за страхливост, но може да се почувства и като нечовешки, деморализиращ и травматизиращ акт. Това причинява щети не само на хората, но и на репутацията на компанията и подбора от таланти. Освен това имейлите могат да се копират, поставят и споделят навсякъде, включително социални медии и новинарски издания. Няма основателна причина да го правите.

Като пример, разговарях със служител на Google две седмици след като тя получи един от онези имейли „вече не се нуждаем от теб“ на 20 януари. Тя все още беше разклатена, депресирана и и се бореше да разбере какво се е случило. Каза ми, че е получила страхотна годишна оценка за представянето си заедно с повишение само един месец преди да бъде уволнена. Тази служителка се тревожеше как ще плаща сметките си и дали изобщо ще може да си намери друга добре платена работа. Напрежението в крайна сметка я докара до терапия и тя приема лекарства за справяне със стреса. Месеци по-късно служителката на Google, с която разговарях, все още се чувства унизена.

Чекиране преди крайния срок

Понякога ще се притеснявате, че вашият персонал може да не успее да изпълни навреме набелязана задача. Вашият инстинкт ви подтиква да изпратите имейл, с който проверявате докъде са нещата, въпреки, че крайният срок не е изтекъл и нямате причина да се съмнявате, че работата ще бъде свършена. Устояйте на това изкушение и не го изпращайте.

Защо това е проблем: За получателя проверката преди крайния срок е код за "Той не ми вярва". За пораснали възрастни това може да ги накара да се почувстват отново като малко дете с мама или татко, които проверяват дали са си направили домашното. Без значение как и формулирате, тези имейли се възприемат като неуважителни и непрофесионални. Освен ако крайният срок не се промени или по самият проект има нова информация, която трябва да бъде съобщена, доверете се на служителите си да носят отговорност.

СПЕШНО, КОГАТО НЕ Е

Всички имейли съдържат ниво на спешност. Като лидер е особено важно да не изпращате имейл, маркиран с червен флаг или съдържащ думите "спешно", "червен код" или "отворете веднага", освен ако наистина съобщението не е с най-висок приоритет. Не ставайте известни като мениджъра, който смята, че всеки изпратен имейл е спешен въпрос, който изисква незабавно внимание.

Защо това е проблем: Защото е като историята за лъжливото овчарче. Не всеки проблем може да бъде решен на момента, нито трябва да бъде така. Всеки ден има само 24 часа и екипите може да са изтощени или прегарящи от нереалистични срокове или пък заради безотговорни колеги по отношение на изпълнението на задачите. Най-лесно е да натиснете бутона "Изпращане", без да виждате как се приема комуникацията. Гарантирам ви, че реакцията не е положителна, меко казано.

НЕГАТИВЕН ТОН

Всеки се е изкушавал да напише отровно гневен имейл, пълен с остри нападки и епитети. Добре знаем, че е грешка да ги изпращаме. Но също така трябва да сме наясно как звучат нашите имейли и как могат да бъдат възприети – и тук идва тонът.

Може самият имейл да не е злобен, но дали няма да бъде въприет от другата страна като пасивно-агресивен? Имейлът е ограничена комуникация, тъй като липсва какъвто и да е език на тялото, така че трябва да сме сигурни, че правим всичко възможно, за да постигнем правилния тон.

Защо това е проблем: Всичко, което авторът на имейл има, са написани думи, а те сами по себе си понякога могат да бъдат недостатъчни, особено когато става въпрос за споделяне на сложни или дори гневни чувства. Ако сте разстроени, отделете време да се успокоите и помислете как имейлът ви може да бъде разтълкуван. Ако сте разсеяни и вашият имейл може да се възприеме като „лаконичен“, може би е добре да се върнете към него по-късно, когато имате повече време. Вашият персонал ще го оцени, повярвайте ми.

КОМУНИКАЦИЯ ЗА ГОЛЕМИ ПРОМЕНИ

Всички сме били на среща, която можеше да бъде имейл. Но какво ще кажете за имейл, който трябва да е среща? Ето истината: повечето професионалисти получават поне 50 до 100 имейла на ден и всеки един им е в повече. Така че, ако изпращате съобщение за голяма промяна в компанията или нещо, което пряко засяга вашия персонал, помислете за среща вместо имейл. В някои случаи имейлът може да накара всички да са на една и съща страница като прелюдия към среща за обсъждане на проблемите.

Защо това е проблем: Персоналът може да не се чувства толкова комфортно да бъде откровен по имейл, а да е по-склонен да сподели открито и честно своите отзиви на среща. Освен това при разговор на живо, доказано тече по-активен и полезен обмен на идеи, отколкото по имейл, който автоматично задейства рефлекс за неангажиране у повечето хора.

И накрая, не забравяйте, че в компаниите, където персоналът работи дистанционно, виртуално или хибридно, има повишен натиск върху електронните комуникации. Така че, ако сте мениджър или бъдещ мениджър, помислете два пъти (или дори три), преди да натиснете бутона Изпрати.

Бони Лоу-Крамен, основател и главен изпълнителен директор на Ultimate Assistant Training & Consulting. Тя е лектор на TEDx и автор на Staff Matters: Solutions Focused People for the Ultimate New Workplace. Източник: Fast Company