Защо делегирането е толкова трудно и как да станете по-добри в това

Поне половината от хората, които обучавам като коуч, определят делегирането като сфера, в която смятат, че имат нужда от повече развитие. Делегирането може да бъде истинско предизвикателство, защото, нека си признаем, отказът от контрол е труден.

Много от нас вярват, че ако искаме нещо да бъде направено както трябва, трябва да го направим сами. Освен това са необходими усилия, за да се обясни задачата, да се доверите на някой друг да я направи и след това да продължите. Понякога ни се струва, че е по-лесно да го направим сами, вместо да инвестираме време в обучение на някой друг.

Но в дългосрочен план този начин на мислене може да доведе до бърнаут и пропуснати възможности за израстване и развитие на членовете на екипа. Така че, макар делегирането да изглежда като пречка, това е решаващо умение както за личен, така и за професионален успех.

Защо делегирането е толкова трудно?

Перфекционизъм: Една от основните причини хората да изпитват затруднение с делегирането е търсенето на съвършенство. По време на работа мениджърите и ръководителите на екипи може да мислят, че техният начин е „най-добрият“ начин и да се страхуват, че делегирането ще доведе до грешки или спад в качеството. Този начин на мислене често се корени в дълбоко вкоренено убеждение, че никой друг не може да свърши работата толкова добре, колкото ние.

Липса на доверие: Доверието е важен фактор при делегирането. На работното място, ако мениджърът не вярва в способностите на екипа си, е малко вероятно да делегира ефективно. Тази липса на доверие може да произтича от минал опит, при който делегираните задачи не са изпълнени по задоволителен начин или в рамките на желаната времева рамка. Може да възникне и от обща липса на познаване на уменията и работната етика на членовете на екипа.

Липса на обучение и комуникация: Липсата на доверие често е свързана с необходимостта от подобряване на комуникацията и обучението. На работното място, ако задачите не се делегират с ясни инструкции и очаквания, вероятността от грешки се увеличава. Мениджърите може да не отделят нужното време, за да обучат служителите адекватно, което води до разочарование и по-лоши резултати. Това от своя страна засилва убеждението, че е по-лесно да направиш всичко сам.

Надценяване на спестеното време: Много хора надценяват времето, което ще отнеме делегирането на задачи. Вярно е, че ефективното делегиране изисква първоначална инвестиция на време за обучение, обяснение и наблюдение - и много мениджъри смятат, че докато са обяснили задача на служител, те биха могли да я изпълнят сами. Това краткосрочно мислене обаче пренебрегва дългосрочните ползи от делегирането, като освобождаване на време за стратегически дейности и развитие на уменията на служителите.

Лична идентичност и самооценка: За много от нас нашето чувство за идентичност и самооценка е тясно свързано с нашите роли и отговорности. Мениджърите понякога смятат, че тяхната стойност се измерва с това колко неща правят едновременно, което води до нежелание при делегирането на задачи. Те може да се притесняват, че делегирането на твърде много задачи ще ги накара да изглеждат по-малко ценни за организацията.

Преодоляване на предизвикателствата на делегирането

Въпреки че делегирането е предизвикателство, то не е непреодолимо. Ето някои стратегии за преодоляване на тези бариери:

Преформулиране на делегирането: Преформулирането на делегирането като ключов инструмент за развитие е от съществено значение, защото измества фокуса от разтоварване на задачи към овластяване и развитие на вашия екип. Когато делегирате ефективно, вие не просто намалявате броя на задълженията си, а предоставяте възможности на членовете на екипа да научат нови умения, да поемат отговорности и да изградят увереност.

Тази инвестиция в тяхното развитие води до създаването на по-способни, мотивирани и ангажирани служители. Тя също така насърчава среда за сътрудничество, в която всеки може да допринесе с пълния си потенциал, което в крайна сметка води до успеха на целия екип и организация. Накратко, вие правите услуга на всички, когато делегирате ефективно.

Изграждане на доверие: Започнете с делегиране на по-малки и не толкова критични задачи и постепенно преминете към по-значими отговорности, докато доверието се изгражда. Започвайки с по-малко важни задачи, можете да тествате водите и да оцените способностите на членовете на вашия екип, без да рискувате големи неуспехи.

Този подход ви позволява да предоставяте конструктивна обратна връзка и насоки, като им помагате да станат по-уверени и компетентни с течение на времето. Докато се доказват с по-малки задачи, можете постепенно да им поверявате по-сложни отговорности. Не забравяйте да признаете и оцените усилията им в този процес.

Подобряване на комуникацията: Ефективната комуникация е ключова при делегирането на задачи, за да се гарантира яснота и отчетност. Започнете с ясно дефиниране на задачата, включително желания резултат, крайни срокове и всякакви конкретни насоки или необходими ресурси. Посочете изрично нивото на власт при вземането на решения, което възлагате на човека или хората, на които делегирате задачите. Насърчавайте задаването на въпроси, за да осигурите разбиране и предоставете цялата необходима информация предварително.

Редовно проверявайте постигнатия напредък, за да предоставяте обратна връзка и да адресирате всякакви проблеми, които възникват, без да стигате до микромениджмънт. Поддържането на отворена линия на комуникация насърчава доверието и позволява корекции, ако е необходимо, като гарантира, че задачата е изпълнена успешно и според очаквания стандарт.

Коригиране на нагласите: Признайте, че съвършенството не винаги е необходимо и че различните подходи все още могат да доведат до добри резултати. Възприемането на идеята, че задачите могат да бъдат изпълнени добре, дори и да не са перфектни, дава възможност на вашия екип да поеме отговорност и да прави иновации. Тази промяна в начина на мислене не само облекчава собственото ви работно натоварване и стрес, но също така насърчава по-динамичен и издръжлив екип, което в крайна сметка повишава общата производителност и успех.

.................

Джесика Уилън, основател на нюзлетъра „A Cup of Ambition", за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев