Защо е важен списъкът със задачи

Навярно ви е позната ситуацията, когато се натрупват толкова много задачи, че е трудно да ги задържи човек в паметта си. Да беше само това! Следващата, по-тежка фаза  е паниката: „Не смогвам, няма да успея!” Денят минава на високи обороти, а нощев се сепвате насън и си спомняте, че съвсем сте забравили за още един отчет, рожденния ден на свекървата или посещението на театър с детето. Роднините се обиждат, началството ви гледа накриво, а вие с тъга си давате сметка, че в живота не е останали никакво местенце даже за простички радости.
На помощ може да ви се притече списъкът за задачи. Удивително е, но който е опитал, знае и е категорично убеден: напишеш ли го, напрежението започва да намалява.

Така е, но защо?

Според специалиста по лична и организационна продуктивност Давид Айлън, причините за стреса са не само свръхобемът от задачи, но и усилията да запомним всяка от тях. Списъкът в този случай е нещо като външен хард диск: той „отговаря” за съхраняването на информация, освобождавайки мозъка така, че спокойно да може да се фокусира върху това, което е най-важно – непосредственото решаване на задачата.

Малко теория

Психологът Джордж Милър се опитал през 1956 г. да намери отговор на въпроса колко единици информация може едновременно да задържи човек в ума си.  В резултат се появила една от фундаменталните му теории, станала известна под името „Магическата цифра 7 ± 2”. Последващи проучвания потвърдили основната идея: нашето съзнание може да възприеме и задържи в един и същи момент от времето ограничено количество информация. Затова не е странно, че забравяме различни ангажименти – не сме програмирани да оперираме с повече от девет ( и т в най-добрия случай) задачи едновременно. Прибавете към това количество информацията, която всяка секунда получаваме чрез сетивата си: аромати, образи, цветове, звуци. Всички тези „дреболии” също отвличат съзнанието ни. А ние продължаваме да се опитваме всичко да помним и за всичко да се сетим. Резултатът е стрес и разконцентриране: вършим едно, а мислим за друго и не успяваме в нищо. Спасението са списъците! „Вашият ум няма да заработи до момента, в който не си напишете напомнящи бележки и не ги поставите на видно място”, обяснява Айлън.
 
Какво да се прави

1. Започнете да си водите бележник или използвайте съответното приложение в телефона си. Отделяйте достатъчно време сутрин, преди началото на активната част на деня или вечер – за следващия ден и записвайте най-важните задачи, които трябва да свършите.
 
2. Не се самоцензурирайте и не се ограничавайте само със служебни дела. Включвайте всичко, като започнете от неизпълнени или предстоящи професионални задачи до домашни и битови ангажименти, жизнени цели и стремежи.
 
3. Създайте си навик да добавяте в списъка точки веднага, щом се появят в главата ви.
 
4. Опитът показва, че за да помните по-добре какво сте имали предвид в списъка, при всеки пункт трябва да използвате поне един глагол. Например, ако просто напишете „конференция”, ще ви се наложи дълго да си спомняте какво сте имали предвид. Но ако напишете: „Да се обадя на Мария да уточним детайлите на конференцията”, няма да губите време за размисъл, а ще пристъпите веднага към действие.

5. Всеки ден отделяйте време периодично да преглеждате списъка. Например, можете да го правите сутрин, докато закусвате, за да сте напълно наясно с графика си за деня. И помнете, че целта не е на всяка цена да изпълните всички точки, а да внесете ред в мислите си и да разтоварите съзнанието си.

6. Ако съставянето на списък вече ви е навик, то всеки ден правете подсписък от общия, в който включвате само най-актуалните задачи.
Изпълнявате ли ден след ден тези простички стъпки, скоро ще забележите как се превръщат в траен навик. И тогава няма да се тревожите дали забравяте или пропускате нещо, а ще можете да се съсредоточите и да работите бързо и ефективно.

Източник: E-executive