Можете ли да казвате "не" на безсмислените срещи

- Госпожо Донкова, Агенцията за професионална квалификация към Европейската комисия определи три нови умения, които работодателите ще търсят през следващите 10 години - управление на времето, решаване на конфликти и работа под стрес. До каква степен тези умения и сега са търсени у нас?

- Потребността от тези нови умения се засили по време на кризата. Новата среда принуди работодателите да потърсят начин да преструктурират бизнеса си така, че той да отговори на новите изисквания. Появи се необходимостта от нов тип служител - отговорен, с добри технически и езикови умения, умеещ да работи гъвкаво и с минимум контрол от страна на прекия си ръководител. Подобни качества са много търсени и в България. Но аз бих споменала още едно умение, което работодателите ценят все повече - да управляваш промяната. В условията на постоянна промяна качества като гъвкавост и адаптивност стават все по-търсени.

- На езика на бизнеса какво значи управление на времето? Кои хора се справят най-добре с него?

- Времето е най-голямата ценност, която човек притежава. В този смисъл губенето на време в безполезни усилия и буксуване на място би могло да се сравни с губенето на пари. Бизнесът очаква от служителите си да организират времето си така, че да работят максимално ефективно. Хората се раждат различни, някои са природно подредени, други са хаотични и разхвърляни, но независимо от личната нагласа умението за управление на времето е нещо, което може да се развие. Невинаги служителят, който остава последен в офиса, е най-добрият. Твърде вероятно е той да има проблем с организирането на времето. Все по-голям проблем е т.нар. пристрастяване към имейлите. Смарт телефоните и свободната интернет комуникация ни правят постоянно обвързани с работата, навсякъде и по всяко време. Най-добре с управлението на времето се справят тези служители, които умеят да приоритизират задачите си, да делегират и да казват "не" на неизпълними задачи или безсмислени срещи. Именно тези хора са и най-ефективни в работата си.

- Как се тренира умението да управляваме времето и можем ли по време на интервю за работа да преценим дали кандидатът е добър в тази дейност?

- Редица консултантски компании предлагат обучения по управление на времето, но това, което е по-важно, е всеки сам да намери своя начин да бъде ефективен, така че да работи в синхрон с другите. По време на интервю трудно може да се прецени дали кандидатът умее да планира времето си, или не. Като първи знак може да се приеме това дали той е навреме за срещата, или закъснява. Има една техника, която се нарича поведенческо интервю - чрез специално подбрани въпроси кандидатът разказва за своя предишен опит с конкретни случки. От тези случки и начинът, по който се е справил с тях, може да се съди за неговото умение да управлява времето си.

- Защо и служителите трябва да решават конфликти, не е ли това работа на мениджърите? И не е ли по-добре конфликтите изобщо да се избягват?

- За да се справиш добре в един конфликт, е важно да се опиташ да го разрешиш, а не да "победиш". Избягването на конфликтите не те прави добър мениджър и рано или късно те се връщат като бумеранг. Най-добрите мениджъри ги решават аргументирано и със самообладание, като приемат отсрещната гледна точка и избягват личното отношение.

- Може ли да развием умението си за решаване на конфликти?

- Важен елемент за разрешаване на конфликти е емоционалната интелигентност на служителя или мениджъра и неговата способност да общува. Моят съвет към колегите винаги е бил да говорят помежду си. Понякога един разговор "на четири очи" върши много повече работа отколкото разменянето на императивни и заплашителни имейли. Няма ситуация, която да не може да бъде разрешена, стига страните да искат това и да се постараят да разберат отсрещната гледна точка. Умението за решаване на конфликти се развива, когато не се пазиш от тях, а се опитваш да ги разрешаваш.

- Работа под стрес ли е новата нормална среда в офиса?

- Различните хора реагират различно на стрес - някои стават по-ефективни, други блокират и изпадат в паника, а трети проявяват неподозирани черти на характера. Важното в случая е да познаваш себе си и реакциите си, за да знаеш какви стъпки трябва да предприемеш, за да подобриш ефективността си в подобни ситуации.

Стресът в малки количества е полезен, защото ни вади от зоната на комфорт. Зоната на комфорт е състоянието, при което се чувстваме сигурни, уравновесени и уверени в това, което правим. Ако си я представим като кръг, непосредствено над него има втори, в който се намира така наречената зона на учене, над зоната на учене се намира зоната на голямата фрустрация, т.е. стреса. В един офис често се случва човек волно или неволно да излиза от зоната си на комфорт. Ако това става плавно и в поносими граници, той попада в зоната на учене. Именно в тази зона човек е най-продуктивен. Преодолявайки препятствията в зоната на учене, ние просто разширяваме зоната си на комфорт. Това ни води към усъвършенстване и развитие. Зоната на стрес обаче е друго нещо. Често тя е пагубна - човек, изложен дълго време на силен стрес, "изгаря" и става неефективен.

- Как един служител да развива умението си да се справя със стреса?

- Универсална рецепта няма. Това, което може да направят тези, които за първи път попадат в работна среда, е да познават себе си и реакциите си в различни ситуации. Да не се страхуват да питат или да поискат помощ в труден момент. Да контролират, доколкото е възможно, емоциите си и да бъдат готови както на компромиси, така и да казват не, когато е необходимо. Добрият ментор или коуч има огромна роля при формирането на един служител.    

Венцислав Савов, сп. "Мениджър"