Структурата е в основата на ефективните работни срещи

Някога напускали ли сте среща, без да сте сигурни защо изобщо сте били поканени да присъствате? Има ли сте чувството след край на среща, че не знаете какво предстои? Повечето от нас биха отговорили на тези въпроси с категоричното „да“. Разочарованието, което хората изпитват от бизнес срещите, не се дължи основно на това, че отнемат време (макар и да не е незначителен фактор), а на това, че невинаги е ясно дали отделеното време си е струвало.

За да сте сигурни, че хората напускат среща с удовлетворение, обърнете внимание на нейния край, казва Мо Бънел, автор на „Give To Grow: Invest in Relationships to Build Your Business and Your Career“.

„За да завършите една среща перфектно, трябва да започнете срещаta перфектно“, добавя той.

Ефективно начало и среда

Бънел съветва в началото на срещата поставете рамки, като кажете: „Всички сме тук, за да постигнем X, Y и Z. Това е целта. Звучи ли добре?“.

„Ако някой иска да внесе промени, това е чудесно. Въпроса е да има red“, обяснява той

Средата на срещата също така е важна за края, защото ви дава място да признаете напредъка, който постигате по целите на срещата.

„Изследователят от Харвардския университет Тереза ​​Амабиле написа книга, наречена „The Progress Principle“ след разговори хиляди професионалисти. Тя откри, че най-продуктивните и най-щастливите хора са тези, които отчитат и празнуват постепенния напредък“, казва Бънел.

Началото и средата на срещата също предлагат възможности за свързване с участниците на по-човешко ниво. Изследване на покойния психолог и Нобелов лауреат Даниел Канеман, установи, че хората са склонни да запомнят пиковия емоционален елемент на едно преживяване и неговия край. Нарича се „правило за пик-край“

„Ние помним пиковата емоционална част от едно преживяване, защото това носи върховата емоция“, казва Бънел. „Самият край е важен само защото е последното нещо. Това навлиза в идеята за ефекта на актуалността, при който хората помнят завършек малко по-непропорционално, отколкото случайни неща в средата“, добавя той.

Сега сте готови да приключите срещата по правилния начин

Ако уредите нещата в началото, отпразнувате постепенния напредък по пътя и се свържете с колегите си с няколко шеги, вече сте готови да сложите завършек на срещата на две части: практическо приключване и емоционално приключване.

„На практика повечето хора се справят сравнително добре. Тук се връщате назад и обобщавате следващите стъпки“, обяснява Бънел.

Напредъкът, който сте отчели по пътя, често осигурява храна за размисъл след практическото приключване. Например, може да се наложи да се свържете за повече информация по имейл, да се обадите на клиент или да отидете до друг отдел.

„Практическото приключване е важно, особено ако има няколко неща, решени по средата. Избройте следващите стъпки“, с Бънел.

Ориентирайте се в обстановката

Втората стъпка е да обобщите емоционалния пик на срещата. Тъй като става въпрос за бизнес, емоционалният пик може да бъде под формата на преминаване на труден етап за екипа или поставяне на някакъв рекорд. Често пикът е нещо лично, споменато по време на срещата, като например служител, който споделя, че отива на ваканция на екзотично място.

„Слушайте и наблюдавайте за това. Може би човекът отива на африканско сафари и не е ходил на почивка от пет години. Този човек е споделил с вас колко важно ще бъде това време“, посочва Бънел.

Преди всички да си тръгнат, направете препратка към емоционалния пик. Например можете да кажете: „Забавлявайте се на сафарито, нямаме търпение да видим снимките!“.

„Това връща човека до този емоционален пик. Това ще остане в съзнанието им и те ще го запомнят. Те ще си помислят: „Този ​​човек го е грижа за мен. Той ме чува и вижда.“ Емоционалното приближаване отдалечава срещата от трансакционната ѝ същност и я прави по-човешка“, обяснява Бънел.

Бънел казва, че повечето хора репетират началото на срещата и знаят как да приключат с обобщение на стъпките, но не са наясно с емоционалното приключване. Ориентирането в обстановката ви помага да намерите правилния емоционален подход.

„Ако постигнете правилния край, това, което се случва е, че имате по-голям шанс за постигане на успех по разискваните въпрос. И това е целият смисъл на една среща“, категоричен е той.

…………………

Стефани Воза за FаstCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев