Кратък наръчник за по-ефективна обратна връзка

Ако искате да се развивате, получаването на конструктивна обратна връзка е едно от полезните неща, които могат да ви помогнат. Проблемът е, че малко хора са добри в това ефективно да дават отзиви и конструктивна критикa. Влошавайки нещата, повечето от нас настръхват, когато сме на страната на получателя, особено ако се използва думата „обратна връзка“.

„Имаме толкова силни конотации с думата, че веднага нивата на кортизола ни се покачват и се появяват реакции от типа  „борба или бягство“, казва Антония Боуринг, автор на „Coach Yourself! Increase Awareness, Change Behavior, and Thrive“

„По ирония на съдбата обратната връзка е акт на любов. Това означава „Достатъчно ми пука за теб, че искам да се справяш по-добре, да бъдеш по-добър, да постигаш повече, да имаш повече успехи в бъдеще“. Това е изгубено, защото вече свързваме обратната връзка с поглед назад към проблеми и провал.“, добавя тя.

Един от начините за премахване на негативната конотация на обратната връзка е да я преформулирате като „подаване напред“.

Какво означава „подаване напред“

„Помагането на хората да разберат как се справят и от какво се нуждаят, за да бъдат успешни, е критична част от подпомагането им да се чувстват удовлетворени и ценени на работното място“, казва Дженифър Дулски, главен изпълнителен директор на Rising Team, платформа за развитие на екипи и лектор по мениджмънт в Stanford Graduate School of Business. „Подаването напред се фокусира върху перспективни опции и решения, вместо да гледа към миналото и към неща, които не можем да променим“, обяснява тя.

Например, ако управлявате екип по продажбите и забележите, че някой не предоставя адекватно обслужване на клиентите, можете да дадете обратна връзка, която гласи: „Не им задавате достатъчно въпроси“ или „Прекалено бързате с презентацията“. Това е обратна връзка, гледаща назад, казва Дулски. Ако обаче трябва да предоставите предварителни насоки, може да кажете: „Следващия път ще се радвам ако отделите поне 15 минути за задаване на въпроси, така че клиентите да могат да представят опасенията си и да сте по-подготвени, когато стигнете до презентацията“.

„По същество това са същите насоки, но едната обратна връзка е насочена назад по начин, върху който служителите нямат контрол, а другата е насочена към бъдещето по начин, който кара служителите да се чувстват овластени и им дава възможност да се променят“, казва Дулски.

Тайната на предоставянето на ефективна и съпричастна обратна връзка е в осъзнаването, че целта е да започнете открит разговор и да помогнете на човека да расте, казва Джени фон Подевилс, изпълнителен директор на Leapsome, платформа за подпомагане на интелигентни хора.

Смесете гледане назад и гледане напред. „Това включва наблюдение и контекстуализиране на нещо, което се е случило, споделяне как е накарало вас или друг член на екипа да се почувствате, подчертаване на въздействието му и предлагане на начин за подобряване, избягване или подобряване на нещата в бъдеще за по-добър резултат“, казва тя.

Как това е от полза за служителите

Тъй като „подаването напред“ се фокусира върху конкретно поведение или точни действия, а не върху общи принципи за човека, то има потенциал да бъде по-ефективно, казва Дулски.

„Родителите ми винаги казваха: „Бъдете строги към поведението и меки към човека“, казва тя. „Подаването напред помага за това. Казването „Винаги закъсняваш за срещи“ е обратна връзка, насочена назад, докато „Следващия път ще се радвам, ако опиташ да дойдеш пет минути по-рано, за да можем да започнем навреме“, е фокусирана напред. Това е специфична поведенческа молба, а не присъда“, обяснява тя.

Предоставянето на предварителна информация също дава възможност на служителите, особено когато са обвързани с техните цели. „За да направите подаването напред ефективно, можете да го оформите като част от растежа на хората“, казва тя. „Можете да кажете нещо от рода на „Ето някои неща, които ще ви помогнат да постигнете успех“ или „Ето някои неща, които ви пречат да бъдете успешни, и ето как можем да променим тези неща занапред“.

Защо това е положително и за компаниите

Тъй като подаването напред е по-лесно за приемане от получателя на обраната връзка, а често и по-лесно и за този, който я дава, то може да е от полза за мениджърите. „Понякога насоките, които трябва да дадем на хората, могат да бъдат трудни“, казва Дулски. „Подаването напред помага да се чувстваме по-малко критични и по-овластяващи като ръководители, като същевременно предоставя същите важни насоки“, добавя тя.

Този тип обратна връзка може да бъде от полза за организациите и чрез създаване на отворен канал за комуникация, казва Фон Подевилс. „Получаването на редовна, приложима обратна връзка е от решаващо значение за растежа и развитието на служителите“, казва тя. „Но това не е от полза само за служителя. Предоставена по правилния начин, тя може да повлияе положително на вашата компания чрез подобрена производителност, повишена ангажираност на служителите и по-високи нива на доверие.“

………………………………

Стефани Воза за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев