7-те най-лоши начина да приключите среща

Добре проведени срещи могат да ви донесат нови клиенти и успехи. Въпреки това, много срещи не успяват да постигнат целите си, тъй като модераторът не планира нейния край. Допускате ли някоя от тези седем неща в края на вашите срещи? Ако да, в крайна сметка губите усилията и времето както на себе си, така и на служителите си.

1. Игнорирате „срещата след срещата”

Този, който провежда среща след срещата, често при затворени врати, за да критикува приетия курс на действие, нарушава производителността. Приключете с „право на финални думи”, за да дадете възможност на всеки да коментира срещата открито. Често това разкрива проблеми, които могат да бъдат предотвратени преди да е станало късно. Както обяснява Ев Уилямс, един от създателите на Twitter и Medium, при правото на финални думи всъщност няма дискусии и реплика или право на отговор. Често хората са склонни да говорят 30 секунди (а дори и по-малко), така че можете да затворите голяма среща, с 10 души например, за по-малко от пет минути. Правото на финални думи е много ценен похват, тъй като той дава на присъстващите възможност да заявят нещо, което са се сдържали да изразят по време на срещата. Когато го направят,  ще им олекне, в противен случай ще им тежи или по-лошо ще вземат да си шушукат с други колеги след срещата.

В своята книга, „Пътят към величието: Защо някои компании направиха скок ... , а други не” авторът Джим Колинс проучва изключително успешни фирми и е установил, че една от техните успешни практики е да са обединени зад решенията. Без значение колко разгорещен и енергичен е дебатът в търсене на най-добрите отговори, когато напуснат срещата, хората се обединяват, независимо от това дали са имали различно мнение. Ако това не е практиката във вашата компания, трябва да се изправите срещу членовете на екипа, за да промените корпоративната култура.

2. Не можете да определите отговорностите

Колко често сме присъствали на срещи, или стратегически дискусии, където събирането завършва с много вълнение и решения да се преследват нови посоки, само за да видим, че всичко се проваля няколко седмици по-късно? Това е така, защото срещата е приключила без ясна разпределени кой какво ще прави. Apple има система, която нарича Пряко Отговорен Индивид (Directly Responsible Individual  DRI). Това е възлагане на един човек, а не екип, който да бъде отговорен за конкретно действие. В това видео (video),  Адам Лашински от сп. Fortune разяснява как концепцията DRI установява отчетност и помага на гигант като Apple да функционира като малка стартираща компания. На всички срещи в Apple има списък с действия, а до всяко действие стои DRI. Обмислете да следвате този модел във вашата компания, така че да се елиминира объркването по отношение на това кой за какво е отговорен в края на срещата.

3. Не наблюдавате следващите стъпки

Изненадващо често срещан проблем със срещите е, че няма система, която да следи за елементите за действие, уверявайки се, че хората правят това, което казват, че ще направят. Използвайте системи и сайтове като Outlook's Meeting Workspace Site или After The Meeting, които позволяват лесно и ефективно проследяване на следващите стъпки, за които сте се разбрали по време на срещата.

4. Отделяте твърде много време за водене на записки от срещата.

Воденето на записки е от ключово значение на срещите. Те помагат на всеки да си спомня какво е било обсъдено и решено. Често определения за това човек води бележки, но те са или разпространени твърде късно, или не достигат до всички. Единият начин да се справите с този проблем е да използвате програми като minutes.io, които ви помагат лесно да водите мемото от срещите си и можете да споделите бележките си с всички без закъснение. Програмата е безплатна и не се нуждае от интернет, за да я използвате. Други подобни програми, с помощта на които можете да опростите процеса със срещите са OneNote и Less Meeting

5. Не оценявате срещата.

Приключването на всяка среща без оценка на това как е протекла е сигурен начин, че непродуктивното поведение и процедури ще се повтарят от среща на среща. Можете да покаже уважение към времето на хората и усилия, като отделите малко време, в края на всяко заседание, за да проверите какво е усещането им за срещата. Просто попитайте „Какво работи добре?” или „Какво можем да подобрим?” Отговорите на тези въпроси може да ви дадат полезна информация, която ще спести време в бъдеще. Може дори да определите един човек, който да наблюдава срещата и да накрая да сподели в устна форма накратко впечатленията си. Също така можете да обмислите да изпробвате система като Google Forms да направите анкета, която да се разпраща периодично след важни срещи.

6. Не приключвате срещата на време.

Една от най-лошите практики на срещата е да не я приключите в обявеното за това време. Често това е свързано с по-късен старт на срещата, или човекът, който води срещата допуска хората да се отклоняват и да коментират странични теми, които не касаят срещата. Вземете за пример от компания като  Google, която често има гигантски таймери на стените, които  упражняват натиск и да се предотврати излизането от график.

7. Слагате край на срещата в лош момент.

Често, клиенти, служители и други заинтересовани страни, които работят в други градове се присъединяват към среща по телефона. Когато тези лица са в различни часови пояси, те понякога трябва да прекъснат срещата точно преди да приключи. Това може да доведе до неефективност, тъй като те могат да се пропуснат най-дребните детайли на това, което е било решено за следваща стъпка и е тяхна отговорност. Направете усилие да планирате срещите, така че да са пълноценни за всички. За целта можете да използвате World Clock Meeting Planner.

Бруна Мартинузи е основател на Clarion Enterprises Ltd., и автор на две книги в областта на мениджмънта и ефективните презентации.