Бизнес анализ за HR

За HR на следващо ниво и реалните ползи от дефиниране, моделиране, анализ и оптимизация на процесите 

Постпандемичната реалност напомни на бизнес лидерите колко важно е една компания да бъде вътрешно силна, бърза при вземане на решения и адаптивна. Промените, които се случиха през последните 3 години, показаха също така, колко съществена е ролята на HR като стратегически партньор при планиране и реализиране на целите.

Бизнесът днес е белязан от динамично развитие, сменящи се често предизвикателства и несигурната икономика, което прави все по-трудно за всеки мениджмънт и HR да успяват да отговорят адекватно на стратегически въпроси като:

• Как ще расте компанията - обучение, развитие и технологии, които да улесняват растежа;
• Какви да бъдат новите работни модели за по-гъвкаво работно място
• Как да променим настоящите политики и процеси, така че да са по-ориентирани към служителите
• Как да опростим съществуващите HR екосистеми и подобрим скоростта за вземане на решения
• Може ли организацията да самоопредели реалистично своята бизнес стойност, както за клиенти, така и за служители?

Редица проучвания и опита на Green Path ясно показват, че разумно построени работните процеси в HR значително ще подобрят нивата на изпълнение на задачите и тяхната скорост и ще освободят ресурси в организацията, които да бъдат използвани за стратегически важни задачи, а защо не и генериране на новаторски идеи за развитие и растеж в компанията. Всичко това води до едно по-разумно управление на наличните ресурси – човешки, времеви и финансови. Струва си да разберем повече за това как да го реализираме.

Тук е мястото да поговорим за сериозната пресечна точка между HR и бизнес анализа, защото доброто разбиране на бизнес анализа може да донесе редица ползи за работните процеси, които попадат в обсега на управление от HR. Този факт не бива да пренебрегваме и бихме искали да илюстрираме малка част от това, за което говорим в следния пример.

Ще разгледаме един HR процес, отговорен за привличане на квалифицирани кандидати за работа в компанията - набиране на персонал. 

Различните стъпки включват: 

• изготвяне на профил на кандидата, 
• публикуване на обяви за работа в сайтове като jobs.bg или платформи като LinkedIn, 
• разработване на бонус пакети, които вероятно ще привлекат и задържат най-талантливите кандидати, 
• преглеждане, сортиране и отсяване на кандидатурите, 
• организиране на интервюта, 
• подготвяне на оферти, 
• следене на сроковете по офертите и 
• събиране на обратна връзка. 

Това, което прави впечатление е, че стъпките са много и в процеса има участници както от компанията, така и извън нея. Също така някои срокове зависят от вътрешните правила на компанията, други може би не. Този процес е чудесен кандидат за анализ с бизнес цел намаляване на времето от възникване на нуждата от ресурс до запълване на позицията и ресурсите, които компанията трябва да инвестира в това.

Как може да направим това? 

1. Първо събираме изискванията към процеса. 

2. Следва оценка и приоритизиране на изискванията към процеса така, че спазването за всички изисквания да гарантира постигането на бизнес целта, която сме си поставили. От помощ е и дефинирането на метрики и индикатори, чрез които можем да следим успеха на начинанието.

3. Идва ред на самия процес. Започваме с неговото декомпозиране, за да намалим комплексността, после моделираме всички стъпки, тяхната последователност и зависимост. Дефинираме участниците, отговорни за всяка стъпка, и техните роли и отговорности. Поставяме условия и срокове за изпълнението на всяка стъпка и дефинираме рискове. 

4. След това започва интересната част - анализираме до колко актуалният процес отговаря на поставените изисквания. Търсят се слаби и проблемни места, подходящи стъпки за автоматизиране, стъпки, които могат да отпаднат или да си сменят отговорника, и други. Това е и подходящ момент да проверим, събираме ли достатъчно информация по време на всяка стъпка, имаме ли всички необходими данни, които могат при подходяща обработка в последствие да ни помогнат при вземането на важни стратегически решения?

Крайният резултат е дефиниран и моделиран бизнес процес, който отговаря на всички нужди на компанията и решава установените проблеми, т.е. оптимизираната бъдеща версия на актуалния процес.

 За извършването на един добър анализ на процесите в компанията на помощ на HR екипа идват техники като: Brainstorming, Interviews, Document Analysis, Functional Decomposition, Process Мodelling, Business rules Analysis и Process Analysis, Root-Cause Analysis, Stakeholder analysis (List, Map, Personas) и много други. 

Така при всеки от основните HR процеси от набиране на персонал, през onboarding, обучения и кариерно развитие, компенсации и придобивки, взаимоотношения със служителите до напускане/освобождаване, има пресечна точка и място за бизнес анализа, и целта е оптимизиране на процесите и по-доброто им изпълнение. 

Дейността по Дефиниране, Моделиране, Анализ и Оптимизация на процесите в компанията носи много ползи, включително: 

• намаляване на времето за изпълнение и разходите, 
• намаляване на напрежението при служителите, което се поражда от изпълнението на тривиални, повтарящи се стъпки, 
• увеличаване на удовлетвореността от работата, когато служителят се чувства чут, разбран и може да се концентрира върху основните си задачи,
• намаляване на текучеството - един добре развит процес по въвеждащо обучение (Onboarding) увеличава шанса един служител да остане до 3 години с 69%.  

Друга съществена полза на бизнес анализа в HR е, че улеснява значително процеса по дигитализация в компанията, в това число на HR функцията. 

Например, при вече съществуваща система дефинирането и анализирането на процесите в HR спомага за по-ефективното ѝ използване, идентифицирането на липсваща функционалност, нужда от разширяване, по-ефективно събиране и използване на данните от системата за вземане на оперативни и стратегически решения. 

В случай, че компанията е в процес на избиране и внедряване на HR система, анализа и дефинирането на HR процесите е първата и най-съществена стъпка, за да може да се направи сравнителен анализ на предложените HR системи и да се прецени, доколко обслужват изискванията на компанията. 

И при един често срещан случай, в който в компанията все още повечето HR задачи се изпълняват на ръка, или се използват фрагментирани решения за една или друга стъпка, а повечето информация е по excel-таблици, хартиени формуляри и e-mail, тогава анализа и моделирането на HR процесите са чудесна възможност да се направи добър Business case (техника от Бизнес Анализа, но се среща и в други методологии с малки разлики) и да се дадат солидни аргументи на мениджмънта за ползите от инвестиране в стандартизиране, оптимизиране и автоматизиране на процесите.

Връщаме се на позицията на Green Path и нашият съвет за разумното използване на ресурса, който, убедени сме, всяка организация има. Знанието за бизнес анализ е добра отправна точка, която си струва да бъде изследвана и приложена в HR. Това е една от нашите цели-провокатор, когато работихме върху дизайна на обучението “Бизнес анализ за HR” на Green Path

Статията е подготвена в сътрудничество с Весела Костадинова, бизнес анализатор с богат опит и обучител в програмата “Бизнес анализ за HR” на Green Path