Три правила, с които ще изчистите досадата от работните срещи

Едно от най-често срещаните оплаквания на работното място днес е, че графиците на служителите често са толкова натоварени със срещи, че те нямат време да вършат действителната си работа. В проучване от 2017 г. 71% от анкетирани висши мениджъри казват, че повечето срещи са непродуктивни и неефективни, а 65% са се оплакали, че те са попречили на изпълнението на задачите им. От 2020 г. насам проблемът се задълбочи. Изследванията показват, че с нарастването на дистанционната работа служителите прекарват повече време в срещи и работният ден се удължава с повече от 45 минути.

Това е ненужно и добрата новина е, че няма причина вашият екип да бъде подлаган на подобно мъчение. Знам това от опит. Управлението на компания за 4 млрд. долара със служители по целия свят ме принуди да преосмисля подхода си към комуникацията и насърчавам нашите лидери да правят същото. Като гарантирахме, че всеки екип има целенасочен подход към срещите, ние увеличихме производителността и повишихме мотивацията. Ето няколко стратегии, които ще помогнат да подобрите ефекта от срещите:

Никога не планирайте срещи една след друга

В миналото почти често насрочвах срещи една след друга, мислейки, че така ще свърша повече работа. Този подход обаче така и не ми донесе някакви ползи. В почти всички случаи закъснявах за втората среща и няма време да си водя бележки от първото събрание или да се подготвя за следващото.

Когато започнах да разделям срещите с 15-минутни буфери, усетих, че нещо се променя, и то с добра причина. Правенето на почивки между срещите позволява на мозъка да се рестартира и в резултат на това стресът се разсейва. Това е печалба и за бизнеса, тъй като изследванията показват, че когато човек е по-спокоен неговото представяне се подобрява.

Ефектът определено беше такъв и при мен. Имах нужда от тези 15 минути, за да обработя новата информация, да дам обратна връзка, ако е необходимо, и да се подготвя за следващата среща. Отделянето на време за рестартиране и водене на бележки наистина промени живота ми и гледната ми точка.

Опитайте да отделите конкретна част от деня за срещите

Аз лично опитва да правя всичките си срещи преди обяд. След това имам друг период от деня, в който мога да се фокусирам само върху работата и нищо друго. Лично за мен е наистина трудно да превключвам от една задача към друга, така че отделянето на определени времеви слотове за конкретни дейности е много важно. Дори малките прекъсвания могат да окажат голямо влияние върху деня ми, като аз не съм единствения човек, който има подобен проблем. Според едно проучване хората, които редовно са изправени пред различни прекъсвания в работата, съобщават, че се чувстват по-стресирани и разочаровани.

Ограничете продължителността на срещите до 30 минути

Може да ви се иска да насрочите едночасова среща, особено ако смятате, че екипът ви има много теми за разискване. Не го правете.

Вместо това, насрочете 30-минутна среща и се възползвайте максимално от времето, което сте отделили за нея, като предварително зададете дневен ред, изпратите материали, с които да се запознаят останалите и ограничите броя на присъстващите. Известеният експерт по екипна динамика Джей Ричард Хакман казва, че идеалният размер на работната група е около шест души. Кондензирането на списъка с участници гарантира, че групата ще се фокусира върху зададената тема и ще използва по възможно най-добър начин времето, което прекарва заедно.

В редките случаи, когато 30 минути не са достатъчно време за разглеждане на дневния ред, опитайте да разбиете целите си на по-малки части. Ще откриете, че повечето срещи, които изискват повече от 30 минути, обхващат различни цели, които трябва да се обсъдят отделно. Ако се опитате да съберете твърде много идеи в една среща, губите фокус и ефективност.

……………

Зеб Евънс, основател и главен изпълнителен директор на платформата за продуктивност ClickUp, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев