Без повече бъркотия

Повечето хора идентифицират бъркотията като нещо осезаемо и видимо. Това е онази купчина от документи, книги и предмети на вашето бюро, която чака да бъде прибрана. Докато физическите неща са очевидни, по-голямата част от безпорядъка ни е невидим, казва Барбара Хемфил, автор на „Less Clutter More Life“ и основател на Institute Productive Environment.

Според нея съществуват няколко различни категории безпорядък: физически, цифров, емоционален и духовен.

„Физическият и цифровият безпорядък са симптоми на емоционален и духовен безпорядък“, казва Хемфил. „Преди години, когато започнах да работя като професионален организатор, осъзнах, че всеки човек, който трупа излишни предмети, има проблем да се раздели с тях. Ако задавах достатъчно въпроси, неизбежно установявах, че този човек е преживял емоционална загуба, която го парализира физически, когато тръгва да разчиства бъркотията. Проблемът не беше в хартиите, това беше емоционален проблем“, обяснява тя.

Духовният безпорядък също пречи, тъй като в известна степен той представлява нашите надежди, мечти и страхове. „Вярвам, че Бог е създал всеки човек с конкретна цел, за конкретна работа. Трябва не само да свършим работата си, но и да се наслаждаваме на живота си. Когато знаете целта си, тогава е лесно да разберете какво е бъркотия“, казва тя.

Хемпхил предлага да си зададете въпроса: „Това физическо или цифрово нещо помага ли ми да завърша работата си и да имам живота, който искам?“ „Ако отговорът е „не“, по дефиниция това е безпорядък. Бъркотията ви пречи да постигнете целта си, но освобождаването от бъркотията ви помага да разкриете целта си“, обяснява тя.

Ако все още не сте сигурни в целта си, Хемпхил казва, че вместо това се съсредоточете върху нещата, които знаете, че не я описват. „Започнете с това, което не искате да се случи. След това премахвайте отделните слоеве като при лука“, добавя тя.

Три стъпки за отърваване от бъркотията

Хемпхил казва, че три неща допринасят за безпорядъка: липса на фокус, липса на системи и липса на поддръжка. Стъпките, които тя препоръчва, са насочени към всеки от тези допринасящи фактори:

Намерете фокус

Определете какво искате да постигнете, преди да започнете работа. „Много хора просто не са фокусирани“, казва Хемфил. „Те не... започват с най-важното нещо, което трябва да изпълнят този ден. Вместо това те преглеждат имейлите си или правят нещо друго, но не се концентрират върху това, което е важно“, добавя тя.

За да намерите фокуса си, трябва да идентифицирате най-важните задачи и да разберете защо са важни. След това направете план за изпълнение на тези задачи, преди да обърнете внимание на работата, която не е толкова критична.

Създайте системи

Фокусирането се нуждае от системи и втората стъпка е да ги създадете. Хемфил казва, че не е достатъчно да вземеш решение, трябва да имате начин да го приложите. Когато подреждате офиса и бюрото си, определете какво ви трябва във вашата система. Няма универсален подход за всички. Например, Хемфил използва система, наречена „Magic Six“, която идентифицира шестте неща, от които се нуждаете в близост до мястото, където работите, за да обработвате документи и да се справяте с проектите, по които работите.

Потърсете подкрепа

И накрая, хората трябва да работят заедно, за да живеят със споделена визия и ценности. На работа това изисква подходяща подкрепа. „Начинът, по който една компания успява, е чрез уверение, че служителите работят така, както е предназначено да работят“, казва Хемфил. „Организирането и производителността са изкуство и това трябва да започне от върха“, добавя тя.

Консултантската компания за производителност на Хемфил помага на организациите да осигурят подкрепа чрез процес от пет стъпки: заявете своята визия, идентифицирайте пречките, ангажирайте ресурсите си, проектирайте и изпълнете плана си, поддържайте успеха.

„Тези пет стъпки могат да се използват за решаване на всеки проблем, както за индивида, така и за компанията“, категорична е тя.

В основата си, казва Хемфил, бъркотията е отложено вземане на решения. „Оставено без внимание, безпорядъкът крие рискове, включително ненужни разходи за съхранението му, загуба на време в търсене на нещо а, най-важното – той ви пречи да изпълните целта си.“

………………………

Стефани Воза за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев