Сега не ми е до това, сега трябва да бъда продуктивен!

Не искам да се хваля, но аз „експерт“ в отлагането. Вземете за пример текста, който четете в момента. Преди три седмици аз съобщих на моя мениджър и на всички мои колеги, че тази статия ще бъде готов в рамките на няколко дни. След това крайният срок се превърна в една седмица, а след нейния край в още една и  след това още една. На всичко отгоре, това не е някаква аномалия – аз постоянно отлагам дългосрочни проекти, понякога до безкрай.

Въпреки всичко това, аз съм изключително продуктивен – питайте колегите ми! На работното място имам репутация на човек, който прави така, че нещата в крайна сметка се получават отлично. Съществува възможността да съм заблуди всички с моя чар и да съм си изградил незаслужено положителен имидж, но според мен е по-вероятно репутацията ми да се дължи на факта, че аз използвам отлагането като инструмент за продуктивност. Когато отлагам една задача, то причината за това е, че работя по нещо друго, вместо просто да бездейства. В резултат на това почти всеки ден аз постигам някакви полезни резултати, макар  и да не са точно тези, на които съм се надявал в началото на деня.

Аз обаче не мога да си припиша заслугите за изграждането на тази стратегия. Тя съществува още от 1995 г., когато професорът по философия в Станфордския университет Джон Пери нарича тази идея „структурирано отлагане“.

Според Пери всички хора, които отлагат, правят това със неща и задачи, които неизменно трябва да завършат. Структурираното отлагане по своята същност е изкуството на превръщането на тази иначе негативна черта в позитив. Ключовата идея е, че отлагането само по себе си не е проблем. Хората, които отлагат, много рядко правят това с целта да не се занимават с нищо – те обикновено използват този похват, за да се занимават с нещо, което не е толкова натоварващо и което може да им позволи да се презаредят с енергия.

Случва ли ви се често да отлагате важни задачи? Ето няколко неща, които може да направите, за да използвате склонността си да отлагате по продуктивен начин:

Планирайте деня си

Аз определено не съм типът човек, който смята съставянето на списъци със задачи и подреждането на календара за забавни занимания, стига обаче да нямам някаква по-важна задача. Когато имам нещо сериозно за правене, тази иначе скучна дейност се превръща в любимото ми занимание.

По тази причина, когато нямам нужната мотивация и желание, за да започна работа по даден проект, аз отделям няколко минути, за да планирам остатъка от деня си. В понеделник това обикновено означава съставяне на списък с материали, които искам да напиша, и с разпределението им по дни през седмицата. Освен това, всяка сутрин аз се старая да отделям малко време между срещите и задачите, за да напиша няколко реда, но времето ми често не стига и текстовете се отлагат в бъдещето.

Някои хора наричат това „блокиране на времето“, докато за мен това е начин да отложа с още малко работата по настина трудоемките задачи. Освен това, изглежда, че този подход ми помага да запазя концентрация през останалата част от деня, макар и това да не е причината да го правя.

Конкретните детайли в случая не са важни, идеята е, че вие отлагате с малко работата, но в крайна сметка спечелвате полезен план за деня. С малко късмет може дори да успеете да изпълните този план.

Разбийте проекта на по-малки части

Първите стъпки по сериозен и дългосрочен проект рядко са лесни. Разбиването на тази проект на по-малки задачи и подреждането им във времето не е точно приятно и забавно занимание, но не е толкова тежко, колкото започването на същинската работа. Освен това, то е полезно – когато най-накрая намерите нужния кураж, за да стартирате проекта, ще имате добре разработена стратегия.

Ако трябва да дам личен пример, аз се чувствам много по-мотивиран да работя, когато съм изправен пред задачи, които не изглеждат непостижими. В крайна сметка, вместо да се взирате в компютъра и да си губите времето, чакайки някакво вдъхновение, за да започнете работа, може да използвате отлагането, за да наберете малко инерция.

Говорете с вашите колеги

Съветите за продуктивността, които четем по блоговете в интернет и в книгите по темата, често свеждат хората до машини, които имат нужда от конкретен набор от мотивационни фактори, които да ги накарат да работят на пълен капацитет. Хората обаче не са машини.

Когато отлагате работата си по даден проект, идеята, че пълната изолация от външния свят и избягването на контакти с други хора може да ви помогне, за да започнете работа, звучи логично. Истината обаче е, че това не помага и в крайна сметка ви прави не само непродуктивни, но и нещастни. Наистина добрата идея е когато сте в безизходица да потърсите помощ и съвети от вашите колеги. Поговорете с вашите колеги и вижте върху какво работят. Може би ще научите нещо ново и дори ще намерите нужното вдъхновение и мотивация, за да се захванете с вашия проект.

Започнете с най-лесните задачи

Всяка работа включва поне няколко прости задачи, които не извикват пълното ви внимание и могат да играят ролята на „продуктивно отлагане“. Най-добрите задачи за тази цел имат няколко общи знаменателя – трябва да бъдат завършени, не изискват голяма концентрация и се различават достатъчно от основната ви работа, за да изглеждат като „почивка“.

Аз правя това постоянно. Когато не съм в настроение да работя по дълга статия, пиша кратки постове и блогове. Идеята е да се занимавате с нещо, което така или иначе трябва да свършите, като същевременно с това не сте натоварени с големите изисквания и очаквания, които вървят ръка за ръка с важните проекти.

......................

Джъстин Пот за Zapier.com