Започнете с усмивка!

Как да разберете дали да включите приятелски коментар в началото на бизнес имейл? Знаете ли, онзи, който се надява читателят да има приятен ден или го поздравява за футболната победа на домакинския отбор. Отварянето на вашия имейл задава тона на вашето съобщение, така че искате да го направите правилно.

Писането по работа изисква от нас да откриваме ситуациите, когато е необходим поздрав. Сега, когато толкова много работа се извършва дистанционно, създаването на взаимоотношения в писмен вид е по-важно от всякога. Вашият поздрав е вашата цифрова усмивка, а началният ви коментар е вашето виртуално ръкостискане. Тези учтиви жестове са от съществено значение за определени хора - пропуснете ги на свой риск.

"Надявам се, че имате хубав ден" никога няма да ви спечели Пулицър, но хуманизира взаимодействието ви с много читатели. Персонализирането на нашите комуникации създава мощни връзки.

Ако вашият имейл е първият в обмен, тогава добавянето на бележка може да е правилният ход. Например, в първоначален имейл до клиент или някой, когото не познавате добре, вероятно ще включите приятен поздрав за сезона. Въпреки това би било странно, ако напишете: "Здравей, Харолд, Надявам се, че имаш добър ден. Този доклад ще бъде ли готов до 5:00 часа следобед?" и получите отговор: "Здравей, Фред, Надявам се, че имаш страхотен ден. Ще го приготвя до 1:00 часа следобед". Би било достатъчно да напишете обратно: "Здравейте, докладът ще бъде готов в 1:00 часа следобед". 

Когато пишете на клиенти или хора с по-висок ранг, допълнителната формалност на поздрава може да бъде подходящ знак за уважение. Ако сте общували с този човек преди и той винаги включва коментар с щастливо лице, копирайти неговия стил като направите любезно изявление.

Кога да пропуснете поздрава? 

Ако съобщението е много спешно, преминете направо към въпроса. Ако поточната линия трябва да спре, кажете го на първия ред, без да коментирате времето. Ако сте в размяна на имейли, третирайте го като разговор. Ако пишете на някой, който никога не предлага приятелски коментар, съобразете се с неговия стил.

Когато обмисляте да добавите поздрава, имайте предвид личността на вашия читател. Всички искаме да се отнасят с нас любезно, но някои от нас се интересуват от социалните забележки повече от други. Много хора се радват на социалната любезност да разчупят леда в бизнес имейл. Наричам тази група хората, които имат приятен ден. Такива хора ще се противопоставят на липсата на приятелски коментар и може да са по-малко отворени към вашето съобщение, ако не успеете да включите такъв.

Друга група читатели обаче не се интересуват дали им пожелавате хубав ден. Те дори не се интересуват дали имат хубав ден. Те просто искат да изразите мнението си и да направите молбата или обещанието си в горната част на имейла си, за да могат да се върнат към стотиците други задачи, които изискват тяхното внимание. За тези хора цифровият поздрав е пречка, която те преодоляват в желанието си да намерят смисъла на имейла. Наричам тази група, която често включва изпълнителни директори и предприемачи, хора, които стигат до въпроса.

Роланд Крейн, бивш главен изпълнителен директор и настоящ изпълнителен директор на Peer-Advisory Groups, отбелязва: "Много изпълнителни директори просто искат да стигнете до точката. Започнете с действието, от което се нуждаете от тях". Някои изпълнителни директори може да са хубави хора по природа, но работата им ги принуждава да влязат в модела на индивида, който стига до целта.

Ако пишете на топ мениджъра във вашата компания, вероятно знаете какъв тип хора са те. Ако винаги ви поздравяват, отвръщайте им със същото. Ако винаги минават директно към въпроса, прекратете приятелските поздрави.

Невинаги ще знаете дали вашият читател е човек, който има приятен ден, или човек, който бърза да стигне до същността на въпроса. Освен това хората се променят. Някой, който цени поздрава един ден, може да бъде под натиск друг ден и да пожелае да преминете веднага към темата.

Нека вашите предишни комуникации с индивида ви бъдат водач и не забравяйте, че когато се съмнявате, учтивостта е цар. Най-лошото, което може да се случи е, че заетият читател ще прелети покрай вашия поздрав в търсене на вашия ключов въпрос.

Източник: Елизабет Данцингер, основател на Worktalk Communications Consulting, за Inc.com 

Превод и редакция: Нели Тодорова