Ден за срещи

Всяка година Франк Уайсхаупт, който е главен изпълнителен директор на доставчика на базирани на изкуствен интелект решения за видеоконференции Owl Labs, преглежда миналогодишния си календар, за да види как е прекарал времето си. Това упражнение може да разкрие области, които се нуждаят от подобрение, така че човек да бъде по-проактивен с приоритетите си, казва той.

„Планирането на седмичния график е изключително важно. Погледнете дейностите, които ще вършите, и определете дали те отговарят на вашите цели. Това е процес на постоянна оценка и оптимизация. Ако не отделяте време за това, вероятно не използвате времето си разумно“, категоричен е Уайсхаупт.

С идването на 2023 г. той е решил драстично да промени начина, по който планира срещите. Първата му стъпка беше да се увери, че провежда правилните срещи. Например, някои срещи бяха станали рутинни, но вече нямаха смисъл. Ако не сте сигурни дали една среща си струва да се проведе или не, Уайсхаупт предлага да изчистите календара си и да започнете отначало.

„Тогава помислете за всичко, което ви предстои. Така аз премахнах повечето от срещите си през годината“, казва той.

На фона на нарастващ брой компании, които намаляват или напълно премахват срещите от своите графици, Уайсхаупт не единствения, който мисли за оптимизация на процеса. Според него една от критичните стъпки в увеличаването на ефективността на срещите е целенасочения избор на ден, в който те да се провеждат.

Понеделник

Когато Owl Labs преминава към дистанционна работа през 2020 г., Уайсхаупт обръща много внимание на ангажираността на служителите. Тогава той въвежда обща среща на седмична база, вместо традиционният до този момент график с една подобна среща за всяко тримесечие. След като служителите се върнаха в офисите, компанията продължи традицията, избирайки понеделник като най-добър ден за тази задача.

„Понеделникът обикновено е денят, когато повечето от нашите служители работят от разстояние. Денят обикновено е по-дълъг, защото не пътувате до работа. Установихме, че понеделник е добър ден за провеждане на този тип срещи“, казва той.

Тъй като понеделникът дава началото на работната седмица, общата среща в този ден може да даде възможност да се отговори на въпроси, да се решат проблеми и да се сподели мотивация за предстоящата седмица.

Вторник и сряда

Всяка година Owl Lab публикува доклад за състоянието на работата от разстояние. През 2022 г. беше установено, че служителите предпочитат да извършват определени видове дейности лично, като например задачи, които включват сътрудничество с колеги. Тъй като служителите, които следват хибриден модел, често работят в офиса във вторник и сряда, Уайсхаупт решава да използва тези дни, за да насрочи съвместни работни срещи, като такива за брейнсторминг или работа по проекти.

Четвъртък

Уайсхаупт провежда ежеседмични лични срещи със своите преки подчинени, за да се свърже с тях, да постави цели и да анализира постигнатия напредък. За този тип срещи той избра четвъртък като най-подходящ ден.

„Това ми позволява да съгласувам цялата информация (която обсъждаме), а това води до срещите на персонала в понеделник. Тази последователност е наистина добра за мен“, казва той.

Петък

Понастоящем Owl Labs избягва провеждането на срещи в петък, като Уайсхаупт казва, че това допринася за подобряване на производителността на неговия екип. Той използва петъците за неформални разговори.

„Открих, че имах множество срещи в календара си, които се оказаха с продължителност от пет минути, въпреки че в календара бях отделил 30-минутни блокове за тях. Отмених някои и казах: „Защо не поговорим в петък, за да видим как е минала седмицата и дали има нещо, което трябва да направим заедно?“, обяснява той.

Петминутните разговори са много по-лесни за вместване в един петък, който не включва официални срещи, категоричен е Уайсхаупт.

Разберете какво работи за вас

Ключът към намирането на правилния ритъм и график за вас е това да бъдете целенасочени.

„Мисля, че хората са склонни да изпадат в рутина и не оптимизират графиците си“, казва Уайсхаупт.

„Вашият календар трябва да отговаря на нуждите ви, за да можете да постигнете целите, които сте си задали. Също така трябва да се мисли за другите човешки същества, които работят във вашата компания“, добавя той.

…………

Стефани Воза за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев