7 неписани правила за продуктивна офис обстановка

Създаването на работна атмосфера, която стимулира продуктивен и удовлетворяващ труд, е предизвикателство за всеки предприемач. Всички имаме различни работни предпочитания и силни и слаби страни, така че намирането на универсален подход е трудно. Ето как да помогнете на целия си екип да се представя възможно най-добре.

Съществуват различни политики, които бихте могли да въведете, за да мотивирате целия си екип да дава най-доброто от себе си във всеки един момент, като не е необходимо тези политики да бъдат под формата на строго написани правила. Всъщност има много неформални процедури, които можете внимателно да приложите, за да създадете оптимална среда за своите служители:

1.Всяко мнение е важно. Не трябва да съществуват правила, според които подчинените ви са длъжни да споделят мнението си по всеки въпрос. По този начин те ще бъдат принудени да си измислят, само и само да отговорят на вашите изисквания. Вместо това, покажете им, че мненията им са важни, и ги стимулирайте редовно да ги изразяват. Така ще създадете работна атмосфера, в която да се чувстват комфортно да споделят мислите си. Повечето от тях ще оценят тази възможност. Повдигайки настроението на вашите служители, ще увеличите склонността им да работят усърдно за фирмата, а мненията, които ще съберете, ще направят чудеса за откриването и решаването на инфраструктурни проблеми. Интересувайте се от работния им товар, отговорностите и офис средата като цяло. Покажете им, че цените тяхното мнение и това на колегите им, и не отхвърляйте ничия гледна точка.

2. Интернет е простимо изкушение. Преди десетилетие, използването на Интернет за цели, различни от работа, беше сериозно нарушение и загуба на време за компанията. Днес социалните медии и Интернет като цяло са толкова вкоренени в нашия живот, че са напълно неизбежни. Създавайки правило, според което няма проблем служителите ви да се заглавичкват в Интернет, е лоша идея по обясними причини. Но няма нищо нередно в това, неформално да покажете на подчинените си, че е приемливо да прекарват по няколко минути тук и там, да проверяват Фейсбука си. Така или иначе те биха го правили тайно, независимо какви правила въвеждате. Затова, ако хванете някого да използва Интернет за удоволствие за няколко минути, не изваждайте камшика. Покажете на колегите си, че нямате проблем с това, стига да не злоупотребяват. Има голяма разлика между това, да се информирате за актуални събития, и пазаруването за дома с часове.

3. Работното време е гъвкаво. Необходим е много финес, за да въведете това правило, без да създадете хаос. Повечето фирми имат строги очаквания за работното време; от подчинените се изисква да бъдат на работните си места и да са започнали работа не по-рано от 9 часа и са свободни да си вървят след 5. Това не значи, че трябва да хвалите някого, който е дошъл 15 минути по-късно. Покажете на работниците си, че точността не е толкова важна, колкото продължителността на работния им ден. В някои случаи, работното им време е по-маловажно от количеството и качеството на свършената работа (т.е. продуктивността на вашите подчинени). Не позволявайте на служителите си да злоупотребяват с тази система. Като изключим този риск, гъвкавото работно време може да проработи чудесно.

4. Времето за почивка си е време за почивка. Твърде много фирми са против обедните и други видове почивки. Ако някой подчинен излезе за 30 минути, той бива възприет като по-малко продуктивен от останалите, които работят и през обедната почивка или обядват на бюрото си. Но почивките са важна част от работния ден и всъщност могат да увеличат производителността, когато протичат както трябва, а не само като работно време, съпроводено с храна.

Правете си почивки сами, за да дадете пример на подчинените си, и говорете с тези от тях, които рядко прекъсват работата си. Питайте ги защо предпочитат да работят без почивка и им обяснете, че е прието и препоръчително да се възползват от възможността да се разтъпчат. По този начин ще повдигнете работния дух и, въпреки че ще загубите час-два от времето за работа, резултатите ще бъдат много по-добри.

5. Другарството е важно. Не можете да наложите работата в екип. Но можете да създадете среда, която по естествен начин я стимулира и подхранва топлите отношения между подчинените ви. Опитайте с упражнения за тийбилдинг, игри и фирмени събития, за да помогнете на работниците си да се опознаят, а когато ги видите, че водят лични разговори, ги поощрявайте. Помагайки им да се сближат, ще ги подканите да работят заедно за постигането на общи цели.

Същите резултати можете да постигнете и като съборите стените в офиса и създадете физическата възможност за повече личен контакт. Когато служителите ви се чувстват изолирани, тяхната производителност спада. Обратно, когато наистина се чувстват като част от екип, ще могат да дават най-доброто от себе си.

6. Промените с цел удобство са допустими. Обяснете на подчинените си, че няма проблем да разместват и да променят работните си места, за да повишат личния си комфорт. Местенето на мебели, окачването на картини или лични вещи на работните места, подобряването на техниката, с която работят, са напълно приемливи. Хората работят по-добре в среда, която сами са си създали, защото обикновено знаят какво ги кара да се чувстват добре.

Освен това, можете да им позволите да слушат предпочитаната от тях музика, да им дадете повече свобода да носят дрехи, в които се чувстват удобно. Особеното при този подход е, че трябва да отпуснете малко каишката, за се чувстват служителите ви по-комфортно, а тази свобода ще ги мотивира да работят по-усърдно.

7. Свършената работа е най-важна. Напомняйте това на работниците си. Може да работят от 9 до 5, с костюми и вратовръзки, в кибритени кутийки, да не се възползват от обедната си почивка и пак да свършат по-малко работа от някой, който е закъснял с половин час, взел си е няколко почивки, облича се небрежно и често общува с колегите си. Продуктивността не е с свързана със строгото спазване на правила, а със създаването на среда, в което можеш да дадеш най-доброто от себе си. Хубаво е да има и писани правила, защото спомагат за реда в работа и с воденето на документация, но повечето офис правила трябва да са неформални и гъвкави. Дайте повече власт на служителите си. Покажете им, че това, което правят, е по-важно от начина, по който го правят.

Тези неписани правила може да не проработят или да не са подходящи за всеки бизнес, но са направили чудеса за повишаването на производителността и работния дух. Офисът не бива да напомня за казарма, пълна в правила и ограничения, нито пък трябва да е място, в което цари безредие. Вместо това, използвайте силата на неписаните правила, за да осигурите на подчинените си гъвкав на стабилен ред, и извлечете най-доброто от своя екип.

По материали от Inc.