Не и още една среща!

"Най-големите оплаквания, които чувам за съвещанията са, че те са непродуктивни, че продължават твърде дълго и че в края на краищата са ненужни - казва Франсис А. Микъл, консултант от Атланта и автор на книгата "Не и още една среща!

Ако добрите съвещания могат да допринесат много за успеха на вашата компания, лошите губят време и следователно пари. Ето няколко идеи как да подобрите коефицианта на полезно действие на вашите работни срещи:

1. Не са задължителни

Проблемът с непродуктивното съвещание може да се реши лесно като не го организирате. Преди да съберат хората си, мениджърите трябва да се запитат дали целта би могла да се постигне по друг начин. Ако смисълът е да се сподели информация, електронната поща и неофициалните писма и разговори могат да свършат по-добра работа.

Понякога, казва калифорнийският консултант Пеги Клаус, премахването на срещите изисква промяна в начина, по който подхождате към управлението. Мениджърите на ниски нива се нуждаят от повече срещи, докато на онези, които делегират ефективно, им трябват по-малко. "Ако аз съм делегирал правилно, няма да е нужно да присъствам на всяко решение, което взема екипът", обощава Клаус.

2. Ясни цели

Гладните за време екипи се нуждаят от нещо повече от неориентирано бърборене или отчети за напредъка, чиято цел е просто да впечатляват. Продуктивните срещи зависят от ясно дефинираните цели, за чието постигане хората трябва да работят и спрямо които могат да измерят напредъка си.

Ако седмичната сбирка с екипа се е превърнала в проклятието на вашето и тяхното съществуване, настоявайте всеки - включително и вие - да ореже отчета си до нещата, които могат да се свършат. Запазете срещата за нещата, които изискват мисленето и действията на цялата група.

3. Отделете време, за да спестите време

Между 30 и 60 минути се гответе за съвещанията, за които сте отговорни, съветва Франсис А. Микъл. Раздайте точен, съобразен с времето дневен ред, и съберете правилните хора. Уверете се, че участниците знаят, че могат да си тръгнат, когато срещата премине към въпроси, които не са свързани с техните занимания. Задълбочената предварителна подготовка може да доведе до изненадващо и желано решение.

4. Изхвърлете маловажните теми

На шофьор, който криволичи по пътя, ще му трябва повече време да стигне до целта си, отколкото на друг, който кара направо от А към Б. Същото важи и за срещите, които често отнемат много повече време от необходимото, тъй като участниците се отклоняват от основните въпроси. Няколко прости тактики могат да направят срещите възможно най-кратки и ефективни.

Една от тях е да поставяте страничните теми на "паркинг". Върху дъска или лист хартия избройте мислите и идеите, които могат да бъдат разгледани (или не) в по-подходящ момент.

Хора, които се надуват, и празнодумците също могат да саботират успеха на една среща, дори ако тя се концентрира върху темата. Те могат и да засенчат по-малко приказливите участници, които често имат най-добрите идеи.

Може да се наложи водещият на срещата да ги прекъсна учтиво, за да съкрати някой продължителен монолог. Когато се комбинира с насърчаване на по-малко приказливите, тази тактика може да накара всички да участват в разговора.

5. Ден освободен от срещи

Някои компании обявяват дни, без съвещания - обикновено петъците. Други забраняват организирането на срещи в определени часове от деня.

А в някои организации се използват кратки сбирки "на крак", на които участниците преглеждат набързо сбит дневен ред. Те стоят прави през цялото време, за да си напомнят един на друг, че срещата не е време за подпиране и отпускане.

Том Кратънмейкър, директор на отдела за новини и информация в Swarthmore College, САЩ.

© Всички права запазени, Harvard Business Publishing

---------------