Ценни съвети за ефективни бизнес срещи

Обикновено, по първите 30 секунди може да се съди дали едно събрание ще е ползотворно, или не. Всичко зависи от това, колко уверен е лидерът в началните минути.

Как ръководите събрание между колеги, клиенти или комбинация от двете е показателно за лидерските ви умения. Важно е да можете да благоприятствате мотивацията, споделянето на знания и подходи към важни проблеми, наставляването и дори реферството – например когато двама служители не могат да постигнат консенсус, което е често срещано явление в стресови бизнес ситуации.  Поведението ви по време на среща може да е решаващо за кариерата ви.

Следвайте тези 10 съвета и ще бъдете добре подготвени за следващото си събрание.

1. Подгответе се

Уведомете присъстващите за събранието поне седмица предварително, за да сте сигурни, че залата няма да е полупразна.

2. Бъдете бързи и организирани

Подгответе дневния ред, започнете събранието навреме и се постарайте то да приключи според договорките. Ако продължи повече от час, ще загубите интереса на голяма част от присъстващите.

3. Бъдете сериозни

Не омаловажавайте събранието. „Знам, че е прекрасен петъчен следобед и всички бихме предпочели да сме другаде, затова ще карам по кратката процедура“ е ужасен подход. Гордейте се от факта, че са ви избрали да ръководите събранието, и покажете, че вземате работата си на сериозно.

4. Бъдете уверени

Благодарете на участниците за присъствието, но не ги карахте да се чувстват така, сякаш са направили огромна жертва, като не са ви вързали тенекия. Започнете, посочвайки три ключови цели и желателната продължителност на събранието. Бъдете уверени още от поздрава. Вместо да казвате „Ами-и, не знам къде са всички, но давайте да започваме“, опитайте с „Имаме много вълнуващи теми за разискване, затова да започваме. Добре дошли и ви благодаря за присъствието!"

5. Бъдете продуктивни

В зависимост от вида събрание, намекнете на участниците, че, за да бъде то възможно най-продуктивно, всеки от тях трябва да се държи все едно е пред публика, съставена от хората, които най-много са повлияли на кариерата му. Отбележете, че коментарите им ще бъдат публикувани и издадени без корекции в електронните и печатни медии в цял свят. Така всички ще запазят концентрацията си, ще дават по-добри идеи, ще проявяват уважение един към друг и ще слушат внимателно.

6. Бъдете концентрирани

Събранието е ваше и заслужавате пълното внимание на присъстващите. Ако някой от тях започне страничен разговор, кажете нещо от рода на „Времето ни е ценно, затова нека се концентрираме върху темата на събранието“. Ако разговорът между двама участници стане напрегнат и се стигне до взаимни обвинения, предложете тримата да излезете навън и да обсъдите проблема. Постарайте са да въдворите спокойствие, тъй като негативните емоции действат изтощително.

7. Бъдете справедливи

С устати и прекалено усърдни участници можете да се справите като кажете: „Всички оценяваме ентусиазма ви, но нека, за да е справедливо към всички, да обсъдим идеите ви след събранието“.

8. Включвайте всички

За да запазите интереса на всички участници, опитайте се да ги приобщите към разговор преди и по време на събранието. Отбягвайте прекалените на брой коментари от малък брой участници. Мнението на всички е важно. Ако сте в събрание, на което не познавате всички присъстващи, разходете се покрай тях преди началото, представете се и попитайте за техните роли в компанията или проекта. Винаги се опитвайте да разберете кой седи на масата.

9. Водете си записки

Отделете няколко минутки или помолете някой друг да записва важните точки и решения по време на събранието.

10. Обобщете

След като обобщите следващите стъпки и разпределите задачите, благодарете на всички за времето и приноса им.

Източник: The Globe and Mail