5 лесни съвета за опростяване на работния ден

Динамичното темпо в работата ни кара все по-често да търсим модели за по-ефективно организиране на времето и силите, така че да смогнем с всичко, без да се претоварваме. Съветите обаче често пъти са твърде общи, без връзка с реалността на професионалиста. Ето защо експертът Британи Хюбър споделя за RealBusiness ценни уроци от личния си опит, които ще помогнат и на вас да станете по-продуктивни, без да прегаряте.

Не скачайте между проектите

Нужно е време, за да сменим скоростта от един проект към друг – както по отношение на организацията, така и просто защото човешкият мозък има нужда от известен период, за да се пренастрои от режим, който иска от него да мобилизира едни умения и знания, в нов, за който са нужни съвсем различни ресурси. Затова организирайте времето си така, че първо да свършите всичко възможно по един проект, преди да си дадете кратка почивка и да отдадете вниманието си на друг.

Не се страхувайте да липсвате от време на време

Освен ако не очаквате всеки миг да ви звъннат по важен въпрос, трябва да затваряте от време на време имейла си, да слагате телефона на тих режим и да оставите на автоматичния секретар да поема призивите на околния свят поне за час-два. Това е времето, което трябва да заделите или за пълноценна почивка, или за пълноценна работа. Организирайте делата си така, че да можете да си позволите такива периоди, когато няма да ви прекъсват. Това е много важно, ако искате да постигнете качество. Прекъсванията разсейват мозъка, на който после му е необходимо още време, за да се настрои отново на вълната на задачата.

Не позволявайте на графика да ви контролира

Календарът и списъците със задачи са инструменти, не робовладелци. Тяхната цел е да ви помогнат да организирате времето си и да ви спестят ценни сили. Ако обаче ги гледате по няколко пъти на ден, пренареждате задачите и се тревожите дали ще смогнете, те ще се превърнат в бреме, което ще ви пречи на работата. Това не бива да се случва. Използвайте прости инструменти като Google Calendar, iCal или Outlook, които да вършат част от работата вместо вас.

Ограничете съобщенията

Съобщенията, които непрекъснато ни стряскат от мобилните устройства, са полезни, когато чакаме важна и спешна информация, и ужасно вредни във всички останали случаи. Точно както постоянния звън на телефона, те ни разсейват, разконцентрират и ядат от времето ни като прочутите ланголиери на Стивън Кинг. Ограничете ги колкото се може повече и изключете онези, без които можете да минете – например от Facebook.

Отделяйте по десет минути сутрин и вечер за "разчистване"

Десет или най-много 15 минути сутрин и вечер са напълно достатъчни, за да прегледате и организирате пощата си, да отговорите с едно-две изречения на писмата, които не изискват особено внимание, да си сверите часовника с календара с предстоящите задачи и така реално да спестите време и сили от малките задачи, които иначе ще ви изядат деня и спокойствието.

Ключът към максималната продуктивност е да имате прост план. План, чиято цел е да ви отвори време, в което да се съсредоточите и да свършите добре онова, което е наистина важно. Направете всичко възможно да изчистите разсейващите фактори, които непрекъснато ви карат да спирате и после с по-големи усилия да започвате наново. Така постепенно и околният свят ще се нагоди към новите ви навици и ще видите, как работният ден вече преминава много по-леко и продуктивно.