Защо вашите бизнес имейли остават непрочетени

Дори най-завладяващото имейл съдържание е безполезно, ако никога не е отваряно. Овладяването на изкуството на темата е от решаващо значение, за да се гарантира, че съобщенията ви няма да попаднат в ужасяващата папка „Кошче“ преди да бъдат прочетени.

Когато решават дали да отворят имейли, читателите първо гледат подателя. Всички имаме хора, чиито имейли ще отворим, независимо какво е записано в реда им за тема. Но темата определя дали по-голямата част от имейлите ще бъдат отворени или игнорирани. За да накарате лицата, вземащи решения, клиентите и колегите наистина да прочетат вашите съобщения, ето пет съвета за писане на увлекателни теми.

1. Използвайте смислени ключови думи за търсене и филтриране 

Бъдете внимателни при използването на общи фрази като „последване“, което е твърде неясно за повечето бизнес комуникации. Запитайте се: Проследяване на какво? Какво за това?

Повечето професионалисти архивират имейлите си. Когато искат да проучат историята на даден въпрос или транзакция, те започват с търсене на редове за теми за подходящи ключови думи. Ако редовете за теми разчитат на остарели термини търсещият се губи.

Бизнес писателите трябва да включват достатъчно подходящи ключови думи в темата, за да разграничат имейла от стотиците други имейли, които читателят получава.

2. Поддържайте съдържанието на темата

Темата ви трябва да съдържа 45 знака или по-малко (шест до осем думи): достатъчно дълга, за да привлече вниманието на вашия читател, но достатъчно кратка, за да не бъде прекъсвана на мобилни устройства. Това изпълнява две функции.

Първо, прави темата четлива на мобилно устройство. Помислете за малкото място, отделено за редове за теми на вашия телефон. Дали ще превъртите надолу, за да прочетете целия ред с дълга тема? 

Второ, привлича вниманието на вашите читатели. Вашите бизнес контакти се нуждаят от темата, за да им каже незабавно дали съобщението има значение за тях. Например, днес получих имейл от финансова институция, който отговаря на изискванията. Пишеше: „Действайте сега, за да избегнете такса“. Отворих го веднага.

3. Ако имате молба, кажете я

Винаги ли четете до края всеки имейл? Разбира се че не. Вашите клиенти и колеги също не винаги четат до края. Ако вашият имейл съдържа искане за действие или отговор, поставете искането в първите два реда на имейла или вашият читател може никога да не го види.

Например, генералният мениджър на клиент на хотел веднъж писа до всички мениджъри на имоти с молба да представят определен отчет. Искането се появи в края на дълъг, сложен имейл. Не е изненадващо, че нито един от мениджърите не е предал доклада: те не са прочели достатъчно подробно писмото, за да видят какво иска шефът им да направят.

Предупреждавайте читателя, че съобщението съдържа заявка, като го споменете в началото. Те ще обърнат по-голямо внимание на съобщението, което прави по-вероятно да получите желания отговор. Например: „Отчет за 4-то тримесечие: Изисква се подписване до петък“ е по-вероятно да получите отговор, отколкото „Отчет за 4-то тримесечие“.

4. Посочете крайния си срок

В моето обучение за писане в Worktalk съветвам участниците никога да не пишат „възможно най-скоро“, пише авторът на статията. Използването на тази фраза дава сила на читателя. Може би възможно най-скоро за него е следващият февруари. Когато пишете „възможно най-скоро“, обикновено имате предвид време. Кажете на читателя крайния си срок и той вероятно ще се съсредоточи повече върху това да ви отговори. Дори и да нямате фиксиран краен срок, можете да добавите спешност към вашето съобщение, като включите краен срок.

5. Коригирайте внимателно

Темата е първото нещо, което вашите бизнес контакти виждат - не го бъркайте. Проверката на правописа не работи в редовете за теми, което прави още по-важно да я проверявате бавно и внимателно сами. Ако останете будни до 2:00 сутринта, работейки върху важен документ и след това изпратите на клиента имейл със заглавие „Моля, изпейте прикачения документ“, клиентът ще се усъмни в точността на цялата ви работа. Спрете, поемете дъх и прочетете бавно всяка тема. В света на бизнеса нямате място за грешка.

Освен ако читателят не отвори имейла ви, съобщението ви се губи. Тези принципи ще ви помогнат да спечелите войната срещу неотворените имейли.

Източник: Елизабет Данзигер, собственик на Worktalk Communications Consulting, национално призната фирма, базирана в Лос Анджелис, Калифорния, за Inc.com. Worktalk предоставя на корпорациите и фирмите за професионални услуги обучението и ресурсите, от които се нуждаят, за да пишат ясно и ефективно в днешната забързана бизнес среда. Тя е автор на четири книги, включително Get to the Point, 2-ро издание, първоначално публикувано от Random House. Тя също издава Writamins, месечен бюлетин за по-добро писане

Превод и редакция: Нели Тодорова