Правилният подход към срещите

Правилният подход към срещите е от ключово значение за добрия бизнес, тъй като дискусиите лице в лице позволяват ясна комуникация и ефективно вземане на решения. Но твърде често срещите продължават по-дълго, отколкото e нужно, и не успяват да задържат участниците ангажирани. Независимо дали се срещате с партньори, доставчици или служители, може да гарантирате, че срещите ще са по-ефективни, ако предприемете няколко конкретни действия.

Определете целта

Ясната цел ще зададе тона на срещата и ще определи нейната посока. Вашата цел трябва да е конкретна и измерима. Ако очаквате брейнсторминг от присъстващите, помолете всеки участник да пристигне със списък с идеи.

Запитайте се дали срещата наистина е необходима

Срещите могат да бъдат скъпи. За да изчислите точната цена, умножете почасовата заплата на всеки присъстващ по продължителността на събирането. Ако целта ви може да бъде постигната чрез електронна поща, конферентен разговор или дори бърза дискусия на четири очи, пропуснете срещата напълно.

Поканете хора, които вземат решения

Най-ефективните срещи включват заинтересовани страни, за да се гарантира, че решенията могат да бъдат взети незабавно. Ако ключов човек, вземащ решения, не е на разположение, помолете негов подчинен да присъства. В идеалния случай този човек ще може да говори от името на своя ръководител и най-малкото да си води бележки и да докладва.

Изправете се

Рутинните срещи, предназначени да ви дадат по-директен контакт със служителите и да предоставят възможност за обсъждане на състоянието на задачите, по които те работят, обикновено могат да бъдат завършени за 15 минути или по-малко. Ще увеличите вероятността срещата да бъде кратка и по същество, ако всички останат прави.

Планирайте стратегически

Ако искате всеки участник в срещата да бъде напълно ангажиран, избягвайте насрочването на срещи понеделник сутрин, когато всеки наваксва с електронна поща. Също така избягвайте петъчните следобеди, когато служителите са заети да приключват седмицата и очакват с нетърпение уикенда. Насрочете срещи в ден и час, когато е най-вероятно участниците да бъдат ангажирани.

Поставете времево ограничение и се придържайте към него

Срещите, които се проточват с часове, карат присъстващите да губят търпение и концентрация. Вниманието е кратко, а времето е ценно. Най-продуктивните срещи започват и завършват навреме.

Приоритизирайте дневния ред

Не оставяйте най-важните теми за накрая. За да сте сигурни, че целите с най-висок приоритет са изпълнени, първо обсъдете най-належащите въпроси. По този начин, ако някой трябва да напусне срещата по-рано, все пак ще сте постигнали основните си цели.

Придържайте се към дневния ред

Дневният ред представлява рамка, която има за цел да държи всички участници в срещата фокусирани. Дневният ред трябва да бъде на една страница и не трябва да включва нищо друго освен основните теми за разговор. Страничните разговори губят ценно време. Ако участниците настояват да дискутират нещо друго, намесете се и им предложете да говорят след срещата или насрочете отделна дискусия. След това веднага се върнете към разглежданата тема.

Предоставяйте концепции чрез истории

Когато представяте на група ключови концепции или нови идеи, особено модели, които са трудни за разбиране, обяснете защо трябва да ги е грижа. Очертайте проблема с бърза история и използвайте примери.

Обобщете по възможно най-ясен начин

В края на срещата бързо повторете всички взети решения и договорени крайни срокове, след което изяснете всички необходими последващи действия. Всички участници в срещата трябва да разбират точно какво се очаква от тях. Насрочете всички последващи срещи незабавно.

…………………….

Жаклин Уитмор, автор на книгата „Poised for Success: Mastering the Four Qualities That Distinguish Outstanding Professional“, за Entrepreneur.com

Превод и редакция: Георги Георгиев