Първо, най-важното!

Едно от най-трудните предизвикателства в това да проведеш добра онлайн среща е ужасното чувство, че хората отговорят на имейли по принуда или участват формално в нея нетърпеливо очакващи да се върнат към  по-важната за тях работа. За да се преборят с това чувство, много хора допускат разбираема, но много сериозна грешка: оставят най-важното за накрая. Наскоро работих с клиент, с когото се заговорихме за това как да запазим вниманието на хората по време на виртуални срещи. "Винаги оставям най-важните елементи в дискусията за края, защото така ще ги задържа, докато приключим.", призна по някое време той.

Не съм сигурен, че този подход наистина работи.

Вие искате хората да бъдат свежи и пълни с добри идеи. Колко от вас могат са в състояние да изтърпят дълга среща с теми, които малко ги засягат без да поглеждат често часовника си? Ако пазите същественото за финал хората вече ще са загубили енергията си и няма да могат да се включат пълноценно.

Колкото по-дълго продължава заседанието без да се случва нещо стойностно, толкова повече хората започват да поставят под въпрос неговата стойност. Без значение колко сте ентусиазирани да участвате, колкото по-дълго седите пасивно, толкова повече мозъкът ви започва да се пълни с изображения на вашата пощенска кутия и всички останали неща, които бихте могли да правите вместо да си губите времето.

Ако наистина цените времето на хората, нека те да знаят това. Повечето лидери ще кажат в началото, че искат най-добрите идеи. В такъв случай ще трябва да ги получат преди хората да са се изморили. За целта всички участници в заседанието трябва да се чувстват на мястото си и свободни да изразяват мнението си.

Вие не искате хората да са притиснати от липса на време, нали. Това е естествено, особено когато срещата е онлайн и хората постоянно си гледат часовника. Повечето са претоварени със задачи и ако знаят, че няма да чуят нищо смислено докрая, те ще се занимават с нещо друго.

Става дума за резултати, а не за вашето его. Това ме връща в училище, когато целите бяха това, което ме държеше до края на часовете. Съобщете целите и резултатите, които очаквате още в началото от тази среща, за да преборите изкушението на хората да напуснат, казвайки, че трябва да проведат спешен телефонен разговор веднага.

Каква е основната цел на вашата среща? "Мозъчна атака"? Сътрудничество? Разрешаване на проблеми? Вашият екип ще оцени срещите повече, ако това е тяхната истинската цел, както и ако не пестите важните неща за накрая, а останалото време ползвате за пълнеж.

Уейн Трумел за Management Issues