Цената на лошата комуникация

Трябва само да погледнете глобалната пивоварна Anheuser-Busch InBev, която отчете спад на продажбите с 26% през 2023 г. след реакцията на потребителите към инфлуенсър кампания, за да разберете значението на добрата комуникационна стратегия през тази година.

Въпреки че обикновено се препоръчва персонализиран подход, има няколко общи предизвикателства за големите компании. Ето три стратегии, които лидерите могат да възприемат, за да се справят с общи комуникационни предизвикателства на ниво предприятие.

Елиминирайте ограниченията

По своята същност е много по-вероятно корпоративните организации да имат сложни организационни структури, които могат да включват международни местоположения и съвместни предприятия. Следователно вътрешната комуникация трябва да гарантира, че съобщенията се доставят и получават във всеки търговски обект, като същевременно се съобразяват с йерархиите и спецификите на всяка точка на контакт.

Тази сложност вероятно допринася за това какво предизвикателство е за предприятията последователно да доставят навсякъде и да избягват пропуски в знанията и информационните прегради. Всъщност Tribal Impact установи, че 74% от служителите имат чувството, че пропускат фирмените новини, докато 72% от служителите не разбират напълно стратегията на компанията си.

За съжаление това предизвикателство има както непосредствени, така и далечни последици. Докладът за състоянието на бизнес комуникацията за 2022 г. изчислява, че лошата комуникация на работното място е причина за загуба от 7,47 часа на служител на седмица, отбелязвайки, че „за служител със заплата от $133 952 невъзстановимите разходи са $25 012 на година.“

Като цяло се оценява, че лошата или неефективна комуникация струва на организациите в САЩ 2 трилиона долара годишно във време и продуктивност.

Как предприятията могат да обърнат вълната на тази отрезвяваща статистика?

Като начало софтуерните инструменти и AI могат да помогнат за създаването на привлекателно съдържание в рамките на корпоративни насоки, които могат лесно да се адаптират, за да съответстват на насоките за съобщения за всяка точка на допир, сегмент от аудиторията или канал за разпространение.

Важно е да обмислите как да приспособите елементите на съобщението, за да осигурите уместност за всяка аудитория. Например, промяна в стратегията на компанията трябва да бъде широко разпространена, но отделните отдели вероятно ще трябва да реагират на промените по различен начин.

Същото важи и за стила на комуникация, не забравяйте да помислите за тона и стила, които са подходящи за всеки сегмент от аудиторията. Някои може да реагират най-добре на официален тон, докато други  - ако присъства жаргон.

Тази рамка може да се използва за създаване на инструменти, шаблони и указания за копиране, които се грижат за всяка област на предприятието. Това помага на специалистите по вътрешна комуникация да гарантират, че съдържанието отговаря на марката и достига до множество йерархии с подходящ ъгъл и правилния тон.

Инвестирайте в обучения, за да подобрите ангажираността

Лошата комуникация на работното място също може да има пагубен ефект върху морала на персонала. Ако служителите са оставени на тъмно по отношение на стратегическите актуализации, те могат бързо да започнат да се чувстват подценени. Ако това засяга определени екипи или отдели повече от други, тогава сплотеността ще ерозира в цялата компания.

Както бе споменато по-горе, първата стъпка към подобряване на вътрешните комуникации трябва да бъде как се доставят актуализациите в компанията. Но самото предаване на съобщението не означава, че то наистина се усвоява.

Не винаги е въпрос на ангажираност. Лидерите прекарват от три до 10 часа седмично, за да подготвят основни комуникации за служителите – но ако тези комуникации са пренебрегнати или неефективни, това е напразно усилие, което може да доведе до загуба на продажби и пропуснати цели.

Комуникационните умения често се наричат „меки умения“, което опровергава тяхното значение.

Тъй като меките умения се считат за по-малко ценни и по-трудни за количествено определяне от техническите умения, лидерите не им дават приоритет. В резултат на това много специалисти по обучение и развитие (L&D) или предлагат минимално и частично обучение по комуникация, или го пренебрегват напълно.

Обучението на вашата мрежа от лидери да помагат на персонала да се ангажира с корпоративните съобщения може да помогне, включително:

• С инструменти и материали, според The Economist: „Видеоконференциите, презентационните подиуми, белите дъски и блоковете за скициране до голяма степен се възприемат като донякъде или много ефективни за подпомагане на респондентите да споделят идеи и да ги разбират добре. Но имейлът, който е най-често използваният метод на комуникация на работното място, не се счита за много ефективен от мнозинството от анкетираните".
• Включване на визуално съдържание: Визуалните елементи усилват трите основни фактора, които са от решаващо значение за ефективното вземане на решения и решаване на проблеми: разбиране, задържане и способност за действие.
• И накрая, основното обучение за ръководители на екипи може да помогне, по-специално относно жизненоважните меки умения за комуникация. Това е първоначална инвестиция, но спестява пари в дългосрочен план.

Избягвайте рискове от плагиатство, глоби и авторски права

Никога не е било по-лесно да намирате източници и вдъхновение благодарение на богатството от свободно достъпни материали, споделяни онлайн. Това обаче също така означава, че лидерите трябва да обърнат голямо внимание на това как тези ресурси се използват както вътрешно, така и външно.

Не само, че онлайн ресурсите могат да бъдат неточни или остарели, но съществува и сериозен риск копираните материали да попаднат в окончателните части на комуникацията. За предприятията това може да създаде редица проблеми, като например фигури на дизайна, включени в окончателните презентации за продажби без подходящи авторски права, плагиатствано съдържание, публикувано в каналите на социалните медии, и неточни изходни материали, използвани в отчетите на компанията за заинтересованите страни.

Метеоричният ръст на генеративния AI тази година означава, че източникът и оригиналността на онлайн материалите са все по-трудни за гарантиране в интернет.

За да избегнат това, лидерите на предприятията трябва да предприемат проактивен подход и да направят повече, за да гарантират, че техните екипи разбират политиката на компанията относно използването на публични материали, като същевременно им предоставят повече одобрени ресурси, включително:

• Уверете се, че компанията има актуализирана политика по отношение на използването на публични материали и инструменти като ChatGPT за създаване на фирмена работа
• Предоставяне на база данни с ресурси и сайтове, които имат надеждно качество
• Предлагане на достатъчно материали, както съдържание, така и дизайн, които позволяват на екипите да работят ефективно и бързо с оригинално съдържание без плагиатство
• Документиране на процеси и записване как и кога са създадени фирмените материали, за да действат като предпазна мярка срещу евентуални правни разклонения.

Бъдеще за комуникациите, ориентирано към резултатите

Комуникацията отдавна е в основата на оперативната стратегия на предприятията. В същото време способността й да повлияе на положителните резултати и да доведе до решаващи KPI никога не е била по-голяма. Лидерите могат да използват мощни нови софтуерни инструменти, за да изградят индивидуални решения за вътрешни и външни комуникации.

Това ще гарантира, че компаниите могат да рационализират комуникационните процеси и да предлагат силно персонализирани, гъвкави кампании, без да жертват качеството.

Източник: Раджат Мишра, основател и главен изпълнителен директор на Prezent, за Inc.com