На пръв поглед контрапродуктивни, но всъщност много полезни!

Срещите са една вечна и важна част от бизнес пейзажа, като днес те са по-важни от всякога, тъй като работата от разстояние и хибридните модели на работа усложниха комуникацията. За съжаление, множество лидери и служители споделят мнението, че тези промени в условията на работа не са направили срещите по-ефективни.

По данни на приложението за екипна комуникация Pumble средностатистическият служител прекарва повече от 50% от работната си седмица в срещи, а само 17% от висшите мениджъри смятат срещите си за продуктивни. В САЩ бизнесът губи 37 милиарда долара за непродуктивни срещи.

Конвенционалното мислене е допринесло за неблагоприятното състояние на срещите днес. Затова вярвам, че решението е в нестандартното мислене. Лидерите, които искат да извлекат повече от своите срещи, трябва да приложат тези контраинтуитивни стратегии:

Правете по-малко

Когато молите хората да отделят ценно време, за да присъстват на среща, е изкушаващо да искате да извлечете максимума от нея, разглеждайки възможно най-широк кръг о теми. За съжаление  това обикновено води до по-дълги срещи, разсейване и липса на действия.

Вместо да подхождате експанзивно, бъдете по-стегнати в целите си, когато е възможно. Определете едно или две неща, които всеки трябва да получи от срещата. Задайте желани резултати, които са конкретни, обективни и ориентирани към действие. Вместо да се придържате към неясна цел като „Обсъдете X“ или „Разгледайте Y“, рамкирайте резултатите по отношение на конкретни и активни глаголи. Те могат да включват „решаване“, „анализиране“ и „планиране“. Това помага на участниците в срещата да се подготвят и да допринесат смислено за дискутираните теми, както и да останат с по-голямо усещане за постигнат напредък и инерция.

И ако не можете да формулирате такъв резултат, преосмислете срещата и вместо това ограничете комуникацията до имейл.

Бъдете по-прецизни в подбора на участниците

Когато стесните фокуса на срещата, за да постигнете ориентиран към действие резултат, ще ви бъде по-лесно да определите кои хора са уникално подготвени да допринесат за постигането на целите на дадена среща. Това са хората, които трябва да поканите на срещата. Няма нужда да присъства никой друг. Много лидери вярват в погрешното убеждение, че когато става въпрос за срещи - колкото повече, толкова по-добре. Но хаотичния подбор не е в ничий интерес. Този тип срещи са белязани от липса на фокус и са  основна причина за умора и прегаряне сред служителите.

Ако искате да държите всички служители в течение, то е остатъчно да изпратите резюмета или записки от срещите, които те могат да прегледат в свободното си време. Благодарение на новите технологии не е необходимо човек да присъства на среща, за да се възползва от нейните резултати.

Ограничете личния си принос

Ако сте свикали среща, вероятно сте заредени с енергия и сте запознати с проблемите, които трябва да бъдат разгледани. В резултат на това за вас е лесно да поемете инициативата и да монополизирате изцяло срещата, превръщайки я в един продължителен монолог. Целта на срещата обаче е диалог. Най-ефективните ръководители на срещи съзнателно ограничават своя принос. Те полагат целенасочени усилия, за да не се чува гласа им в повече от 20% от срещата, като по-този начин създават пространство за участие на другите.

Колкото и контраинтуитивно да изглежда, най-големият ви принос към срещата не е това, което споделяте, а въпросите, които задавате на другите. Страхотните въпроси могат да отключат ангажираността, мъдростта и креативността на вашия екип. Всъщност можете да осигурите по-богат и смислен разговор, когато оформите самия дневен ред като поредица от въпроси, които трябва да бъдат разгледани.

Вместо да добавяте своята гледна точка (което понякога може да има смразяващ ефект върху приноса на другите), слушайте внимателно и задавайте интелигентни въпроси. Играйте ролята на диригент, които гарантира равномерно участие на всички членове на групата. И помнете, че мълчанието е злато. Не се чувствайте принудени да запълвате тишината с думи. Дайте на участниците в срещата време за размисъл. Понякога най-добрите идеи идват по време на последната секунда от неловката пауза.

………....

Джули Уинкъл Джулиони, автор на „Promotions Are So Yesterday: Redefine Career Development. Help Employees Thrive“, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев